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Mit Collaboration Mehrwerte heben

21. November 2016, 09:29 Uhr   |  Autor: Markus Kien | Kommentar(e)

Mit Collaboration Mehrwerte heben
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Anwender wünschen sich ein vereinheitlichtes Kommunikationsumfeld im Unternehmen, in das sich alle Kanäle und Tools einfach integrieren lassen. Thomas Rickert, Executive Architect Productivity Strategists bei Fritz & Macziol, künftig Axians IT Solutions, berichtet aus seiner Beratungspraxis.

Thomas Rickert, Executive Architect Productivity Strategists bei Fritz & Macziol
© Fritz & Macziol

Thomas Rickert, Executive Architect Productivity Strategists bei Fritz & Macziol

funkschau: Herr Rickert, wie finden Unternehmen das Collaboration-Tool, von dem sie am meisten profitieren können?

Thomas Rickert: Um die bestmögliche Collaboration-Lösung für ein Unternehmen zu finden, muss zuerst der Status quo ermittelt werden: Wie gut ist die Kollaboration bereits? Danach lässt sich einschätzen, wie technische Hilfsmittel die Produktivität der Mitarbeiter, interne Prozesse und die Kommunikation verbessern. Wir veranstalten dazu Workshops, erstellen anschließend eine Ist-Soll-Analyse der Produktivität und schlagen dem Unternehmen die Kommunikationsmittel vor, die die Zusammenarbeit am meisten bereichern.

funkschau: Was spricht gegen Whatsapp im Unternehmen und gibt es Alternativen?

Rickert: Whatsapp kommt unter Kollegen sehr häufig zum Einsatz. Dies geschieht jedoch meist ohne Wissen und Zustimmung der internen IT und ohne zu klären, ob es den Compliance-Richtlinien entspricht. Somit bedeutet der Einsatz von Whatsapp meistens Schatten-IT: Sensible Daten verlassen die Firma und gelangen an unsichere Speicherorte. Die Public Cloud-Lösung verschlüsselt zwar inzwischen, speichert jedoch im Rechenzentrum des Providers. Damit bleibt ein Restrisiko für die Datensicherheit bestehen. Für einen Geschäftsführer kann das rechtliche Probleme nach sich ziehen. Das bekannteste Beispiel für eine Profi-Anwendung bietet derzeit das 2009 gegründete Start-up Slack. Mit dem webbasierten Instant Messaging-Dienst können Teammitglieder Meinungen, Dokumente, Links, Videos und Chats ablegen. Auch die großen Hersteller haben diese Nachfrage längst erkannt und aufgegriffen. So hat IBM mit der Neuentwicklung „Project Toscana“ sein Lösungsportfolio deutlich modernisiert. Die Anwendung ist eine Mischung aus Whatsapp und Slack für Unternehmen. Sie adaptiert das Design Thinking-Modell und startet Ende des Jahres in der Cloud.

funkschau: Wie lässt sich Schatten-IT durch Collaboration-Tools unter Kontrolle der IT-Abteilung ersetzen?

Rickert: Die Lösung muss die Anwender überzeugen, das ist der Schlüssel zum Erfolg. Damit die Mitarbeiter ein neues Collaboration-Tool annehmen, muss es ihnen einen greifbaren Mehrwert im Vergleich zur Schatten-IT-Lösung und dem bereits im Unternehmen vorhandenen Angebot bieten. Die IT muss zusätzliche Funktionen einrichten, die den Nutzern die Arbeit spürbar erleichtern. Mitarbeiter möchten heute die gesamte Bandbreite von E-Mail, über Chat, Telefon-, Video- und Webkonferenzen bis hin zu Instant Messengern nutzen. Leistungsstarke Collaboration-Plattformen wie IBM Connections, Jive oder Microsoft Sharepoint integrieren alle diese Kommunikationsmöglichkeiten.

Chatter von Salesforce oder Microsoft Yammer sind Business-Versionen sozialer Netzwerke. Mit diesen Plattformen kommunizieren Abteilungen, Partner und Zulieferer wesentlich schneller, verteilen Aufgaben und entwickeln Ideen besser.

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