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Videokonferenzen

Meetings schwarz auf weiß

01. Juli 2020, 10:30 Uhr   |  Autorin: Sabine Narloch | Kommentar(e)

Meetings schwarz auf weiß
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Wer in den letzten Wochen im Homeoffice im Einsatz war, hat sicherlich auch an Video-konferenzen teilgenommen. Doch im Eifer des Meeting-Gefechts kann die ein oder andere Information untergegangen sein. Die Möglichkeit zur Transkription baut dem vor.

„Wer schreibt mit?“ – das war eine gefürchtete Frage, sei es in der Schule, im Studium oder beim beruflichen Meeting. Protokollführer haben die verantwortungsvolle Aufgabe, nichts zu verpassen, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen und im Nachhinein die eigene Schrift noch entziffern zu können. War man umgekehrt Zuhörer und erhielt ein Exemplar des angefertigten Protokolls ausgehändigt, war das eine feine Sache. Bei dessen Lektüre ließ sich im Selbsttest feststellen, was vom Besprochenen tatsächlich hängengeblieben ist.

In Zeiten, in denen Videokonferenzen immer häufiger werden, möchte niemand mit gesenktem Kopf vor der Kamera sitzen und mitschreiben. Hinzu kommen andere Gründe, die es erschweren, einem Onlinemeeting zu folgen, „eine laute Arbeitsumgebung, tobende Kinder im Hintergrund, Sprachbarrieren oder Höreinschränkungen“ wie Marie-Thérèse Fontaine, Product Marketing Manager Microsoft Teams bei Microsoft Deutschland, weiß. Darüber hinaus kann es sein, „dass die Teilnahme an einem Meeting wegen Parallelterminen abgesagt werden muss“, so Fontaine weiter.

In diesen Fällen kann eine Transkriptionsfunktion weiterhelfen. Mit Hilfe der Aufzeichnung „muss niemand die ganze Session nachhören, sondern kann die Textaufzeichnung querlesen und findet direkt die Stelle, die wichtig ist“, so Peer Stemmler, Head of DACH, Zoom Video Communications. Auch wenn es zwischen gesprochener und geschriebener Sprache gewisse Unterschiede gebe, so sei „der maschinell erstellte Text allemal eine Hilfe”, so Stemmler weiter.

NLP als Alternative zur Stenographie
Mitschriften, die durch KI-gestützte Funktionen ermöglicht werden, können eine Besprechung vollständig wiedergeben – ein Mensch kann  das nur, wenn er Stenographie-versiert ist. Wesentlich für die technische Basis ist Natural Language Processing (NLP). „Eine der wichtigsten Anwendungen von NLP ist die Fähigkeit, das gesprochene Wort in Text zu transkribieren“, erläutert Mike Sharp, Chief Product Officer für UCC bei LogMeIn. „Für ein Programm ist die Transkription ein komplexer Prozess“, so Sharp weiter. „Während textbasierte Dateien den Programmen oft einen einfachen und vollständigen Kontext bieten, können audiovisuelle Formate aufgrund von Akzenten, Unterbrechungen, Pausen und dem Tonfall der Sprecher sowie Hintergrundgeräuschen fürdie Software unverständlich werden.“ Hier sei das Training des NLP-Programms entscheidend. Je besser es trainiert sei, „desto besser arbeitet es im Kontext und Sprachgebrauch des Unternehmens – vorausgesetzt die Audioqualität der Aufnahmen lässt dies zu“, gibt Sharp zu bedenken.

Hintergrundgeräusche sind in Zeiten des flexiblen Arbeitens ein bedeutendes Thema geworden. Auch Anbieter auf Hardware-Seite sind sich dessen bewusst. Um den spezifischen Anforderungen eines Großraumbüros oder Homeoffices gerecht zu werden, setzen sie auf Technologien „die einen virtuellen Konferenzraum um den Nutzer erzeugen und Umgebungslärm zuverlässig filtern“, so Marcus-Michael Müller, Manager Sales & Marketing Unified Communications Europe beim Hifi-Spezialisten Yamaha. Sprachoptimierte Mikrofone würden zudem dafür sorgen, „dass der digitale Assistent alles ‚hört‘ und so effektiv für den Nutzer arbeiten kann.”

Tipps, wie sich die Qualität der Mitschrift verbessern lässt, gibt Zoom auf seiner Webseite. Neben einer möglichst ruhigen Umgebung ist wichtig, dass die Teilnehmer deutlich ins Mikrofon sprechen, sich nicht untereinander unterhalten und nicht durch lautes Tippen oder Rascheln mit Papier für Störfaktoren sorgen. Auch erzielt ein externes Mikrofon gegenüber einem eingebauten oft eine bessere Tonqualität.
Liegt die Transkription vor, ist sie eine gute Grundlage, um Meetings nachzubereiten und gezielt nach Themen zu suchen.

Der auf der nächsten Seite stehende Kasten zeigt eine Auswahl an Videokonferenztools, die in puncto Transkription bereits mit konkreten Lösungen aufwarten können. Dienste, die primär im privaten Gebrauch angewendet werden, wurden nicht berücksichtigt. Auch Skype for Business bleibt bei der Übersicht außen vor, da es im Juli 2021 abgesetzt beziehungsweise durch Microsoft Teams ersetzt wird.

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1. Meetings schwarz auf weiß
2. Transkriptions-Anbieter und ihre Lösungen

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