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HR-Abteilungen auf dem Weg zur digitalen Personalakte

07. Oktober 2020, 11:00 Uhr   |  Autorin: Tina Bohlmann / Redaktion: Sabine Narloch | Kommentar(e)

HR-Abteilungen auf dem Weg zur digitalen Personalakte
© Fotolia, kebox

In Personalabteilungen werden Dokumente noch oftmals papierbasiert verarbeitet. Unterstützung können hier ECM/DMS-Lösungen bieten. Tina Bohlmann von Kendox beleuchtet einige Aspekte, die bei der Einführung digitaler Dokumentenprozesse im HR-Bereich beachtet werden sollten.

HR-Verantwortliche sind sich dessen bewusst, dass Papierakten längst nicht mehr zeitgemäß sind und die digitalisierte Personalakte Vorteile liefert. Gerade in Zeiten von Homeoffice und Remote Work ließen sich damit viele Prozesse in den HR-Abteilungen massiv beschleunigen. Über eine verschlüsselte Internet-Verbindung stehen digitale Personalakten 24 x 7 zur Verfügung und erlauben einen ortsunabhängigen Zugriff von jedem Endgerät aus. Zudem bieten sie deutlich mehr Sicherheit als Papierakten. Im DMS-System sind sie vor Verlorengehen, Löschen, Vervielfältigung oder anderen Gefahren geschützt. Gleichzeitig kann man durch intelligente Berechtigungssteuerung den Zugriff auf autorisierte Personen beschränken. Im Vergleich zu Kunden- oder Projektakten, sind bei der digitalen Personalakte allerdings deutlich mehr Anforderungen und gesetzliche Regelungen zu beachten.

Verlässlicher Schutz sensibler Daten
Im Gegensatz zu vielen anderen Abteilungen, werden in der Personalabteilung häufig sensible und persönliche beziehungsweise private Informationen und Dokumente verwaltet. Auf Lebensläufen, Arztberichten, Abmahnungen oder Gehaltsabrechnungen finden sich Inhalte, die in jedem Fall zuverlässig vor unbefugter Einsicht geschützt werden müssen. Anders als bei kaufmännischen Belegen, für die in der Regel lediglich (Mindest-)Aufbewahrungspflichten gelten, gibt es bei einigen Arten von Personaldokumenten auch eine Löschpflicht, nach der der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen sicherstellen muss, dass Inhalte aus einer Personalakte verlässlich und unwiederbringlich entfernt werden. Dies ist beispielsweise bei Abmahnungen der Fall oder wenn Mitarbeiter nach dem Ausscheiden von Ihrem Recht auf Löschung bestimmter Daten Gebrauch machen.

Verfügbarkeit und Steuerung der Zugriffsberechtigung
Ein mobiler und ortsunabhängiger Zugriff auf Akten und Arbeitsdokumente wird von vielen Mitarbeitern bereits als “Standard” vorausgesetzt. So auch in der Personalabteilung und insbesondere dann, wenn das Unternehmen über verteilte Standorte verfügt. In Unternehmen mit mehreren Standorten können die Mitarbeiterinformationen zentral in der “elektronischen Personalakte” verwaltet werden, sind aber von jedem Standort jederzeit schnell und einfach abrufbar. Im Unterschied beispielsweise zu Kunden- und Projekt-Akten besteht eine der Grundanforderungen an eine digitale Personalakte darin, dass der Zugriff auf Informationen gegebenenfalls eingeschränkt werden kann: Es muss möglich sein, dass Mitarbeiter und deren Vorgesetzte einen temporär begrenzten Zugriff auf die Akte, beziehungsweise auch nur auf einen Teil der Akte, bekommen und dass dieser Zugriff einerseits protokolliert und andererseits nach Ablauf der Akteneinsichtsfrist verlässlich wieder entzogen wird.

Produktivität steigern, Servicequalität heben
Wenn diese Hürden erfolgreich gemeistert werden, kann die digitale Personalakte einen “Produktivitäts-Schub” in der Personalabteilung auslösen. Richtig eingesetzt, stellt die digitale Akte sicher, dass rechtliche und unternehmensinterne Vorgaben verlässlich eingehalten werden, unterstützt die Personalabteilung – und damit auch die Mitarbeiter sowie deren Vorgesetzte – bei der Abwicklung von Standardprozessen; das kann zum Beispiel im Talentmanagement sein, im Onboarding, in der Mitarbeiterkommunikation oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern. Zudem ermöglicht sie einen hohen Grad an Serviceorientierung im HR-Bereich – beispielsweise in Form von Self-Service-Zugriffen auf Teile der eigenen Akte.

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2. Kein “One Size fits all”

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