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Digital Workplace

Herausforderung und Chance zugleich

27. Mai 2020, 15:50 Uhr   |  Autor: Björn Nettingsmeier/ Redaktion: Sabine Narloch | Kommentar(e)

Herausforderung und Chance zugleich
© Pop Nukoonrat/123rf

Gut funktionierende und miteinander integrierte IT-Systeme sind in vielen Unternehmen noch nicht Standard. Doch der Umstieg auf Digital Workplaces wird auf lange Sicht unumgänglich sein.

Die Arbeitskultur wandelt sich massiv – nicht nur in Folge der Corona-Krise. Da die Anzahl der Digital Natives, die einen selbstverständlichen Umgang mit digitalen Technologien pflegen, kontinuierlich steigt, müssen Unternehmen gut funktionierende und miteinander integrierte IT-Systeme bereitstellen – was vielerorts noch nicht der Fall ist. In solchen Unternehmen ist es nicht möglich, orts- und zeitunabhängig im Homeoffice zu arbeiten, Wissen unkompliziert auszutauschen und Inhalte einfach bereitzustellen. Vor diesem Hintergrund ist der Umstieg auf Digital Workplaces eine große Chance, die sich zukunftsorientierte Firmen nicht entgehen lassen.

Während manche Unternehmen bereits erste Ansätze in Sachen digitaler Arbeitsplatz umgesetzt haben, denken andere nicht einmal darüber nach. Laut der Studie “Digitale Arbeitsplatzgestaltung – Hub für vernetztes Arbeiten” von Crisp Research gibt es bei den kleinen Firmen die größten Extreme. Auf der einen Seite stehen historisch gewachsene Betriebe, wie etwa kleine Ladenlokale, in denen ein persönlicher Kundenkontakt besonders wichtig ist und die darum auf technologische Unterstützung weitestgehend verzichten. Auf der anderen Seite gibt es Startups, die von Beginn an mit neuesten Technologien vertraut sind. Der Mittelstand gibt ein homogeneres Bild ab. Wenige Mittelständler haben bisher ein Digital-Workplace-Konzept eingeführt, knapp zwei Drittel sehen konkreten Handlungsbedarf und wollen in den nächsten zwei Jahren nachziehen. Große Unternehmen sind noch etwas besser aufgestellt. Etliche Konzerne haben bereits erste Projekte angestoßen. Über ein Intranet stellen sie Informationen intern bereit und kommunizieren miteinander. Die Mehrzahl der Unternehmen ist zuversichtlich, den kompletten Wandel innerhalb der nächsten drei Jahre vollziehen zu können. Dass Handlungsbedarf besteht, haben 93 Prozent der Unternehmen jeglicher Größe verstanden: Sie planen, ihre Budgets für die Einrichtung von Digital Workplaces aufzustocken oder neu zu verteilen.

Intranet ist erst der Anfang
Um zu verhindern, dass Mitarbeiter in Eigenregie digitale Anwendungen nutzen, welche nicht die unternehmenseigene IT bereitstellt (Schatten-IT), sollten Unternehmen schnellstmöglich in digitale Arbeitsplätze investieren. Dabei ist ein Intranet nur der erste Schritt. Ohne eine kontinuierliche Weiterentwicklung verkommt es zur reinen Dokumentenablage. Um die Belegschaft zur aktiven Mitarbeit zu motivieren und echtes Teamwork zu fördern, braucht es zum Beispiel Erweiterungen um Social-Media-Features (Social Collaboration). Jedoch sind mit der Zeit gewachsene und komplexe Prozessketten nicht über Nacht durch effiziente digitale Workflows ersetzbar. Darum ist ein schrittweises Vorgehen ratsam.

Relevante Anwendungen bedarfsgerecht integrieren
Die individuellen Bedürfnisse im Hinterkopf behaltend, integriert ein Digital Workplace alle relevanten Daten, Systeme, Informationen und Services zu einer zentralen Plattform, auf die Mitarbeiter zeit- und ortsungebunden zugreifen können – von ERP- über BI- und CRM- bis hin zu Warenwirtschafts- und vielen anderen Lösungen. Da weitere Anwendungen ebenfalls integrierbar sind, bleiben Unternehmen langfristig flexibel. Mitarbeiter können etwa Urlaubsanträge bearbeiten, Reisekosten verwalten und Projektmanagement-Aufgaben planen. Ein rollenbasiertes Rechtemanagement und optimierte Freigabeprozesse mit Erinnerungsfunktion schaffen den nötigen Compliance-Rahmen.

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1. Herausforderung und Chance zugleich
2. Individuell kommunizieren

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