Digital Workplace

Handlungsfähig bleiben mit Videokonferenzen

1. Dezember 2020, 9:27 Uhr | Autor: Alexander Nohles / Redaktion: Stefan Adelmann | Kommentar(e)

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Kosten langfristig planen

Eine einheitliche Lösung ist gefunden, alles scheint problemlos zu funktionieren und das gewählte System wird den Ansprüchen aller Mitarbeiter gerecht. Aber dann kommt die Überraschung: Laufende Kosten für die Anwendung sprengen das Budget des Unternehmens. Denn nicht alle Lösungen bleiben auch nach der Testphase langfristig gebührenfrei. IT-Entscheider müssen sich daher frühzeitig über mögliche Kosten informieren und entsprechend für die Zukunft kalkulieren. Das gilt nicht nur für die Anwendung selbst, sondern auch für die technische Ausrüstung. Konferenzräume müssen künftig etwa mit entsprechenden Kameras, Licht- und Tontechnik ausgestattet werden. Und auch für virtuelle Veranstaltungen ist eine leistungsfähige Infrastruktur notwendig, um professionelle Auftritte mit Livestream, Live-Chats und Co. realisieren zu können.

Warum sind diese Veränderungen und Investitionen wichtig? Der Einsatz von virtuellen Meetings und Videokommunikation hat sich in der Arbeitswelt etabliert und wird auch in Zukunft eine entscheidende Rolle spielen. Denn die digitalen Lösungen sind bereits ein zentraler Bestandteil geworden – ob im Homeoffice oder im Kundenmeeting. Umso wichtiger ist es, die virtuelle Kommunikation weiter auszubauen und die passenden Wege und Prozesse festzulegen. Neben Videokonferenzplattformen können Kollaborationstools helfen, die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern zu vereinfachen. Sie integrieren zuvor getrennte Systeme wie E-Mail, Chat, Video und File Sharing. Virtuelle Teambuilding-Maßnahmen wie ein kreatives Brainstorming per Videochat sind darüber hinaus eine weitere Idee, um die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern.

Sobald dieses Zusammenspiel im Arbeitsalltag gelingt, sind auch informelle Meetings wie eine gemeinsame Mittags- oder Kaffeepause denkbar, sodass soziale Interaktion auch virtuell möglich ist. Und wer weiß – vielleicht empfinden wir Online-Events und einen Kaffeeklatsch mit Kollegen über den Computerbildschirm in Zukunft als völlig normal.

Alexander Nohles ist Head of Technical Department beim Frankfurter Telekommunikationsanbieter Byon

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Anwendertipps für eine erfolgreiche Videokonferenz
  •  Vor der Videokonferenz sicherstellen, dass die technischen Voraussetzungen (Ton und Webcam) funktionieren.
  • Die Kamera so einstellen, dass „Blickkontakt“ mit dem Gegenüber gewährleistet ist
  • Auf eine gerade Körperhaltung achten
  • Pünktlich einwählen
  • Einen Moderator festlegen, der durch die Videokonferenz führt, sodass kein Stimmengewirr entsteht
  • Deutlich und mit angepasster Geschwindigkeit sprechen
  • Abstimmen, welcher Teilnehmer seinen Bildschirm teilt    
  • Nebengeräusche minimieren, indem Mikrofon richtig positioniert ist. Wenn kein Wortbeitrag erfolgt, stumm schalten (muten)

 


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