Digital Workplace

Handlungsfähig bleiben mit Videokonferenzen

1. Dezember 2020, 9:27 Uhr | Autor: Alexander Nohles / Redaktion: Stefan Adelmann | Kommentar(e)
Videokonferenzen
© dotshock/123rf

Sie bestimmen aktuell den Arbeitsalltag: Videokonferenzen. Die Technik ist zwar seit Jahren auf dem Markt, doch erst die Corona-Pandemie löste die flächendeckende Etablierung aus. Aber wie können die professionelle Einrichtung und die langfristige Nutzung dieser Technik in Unternehmen funktionieren?

Ähnlich wie das Tragen von Masken im Supermarkt hat die Corona-Pandemie Videokommunikation fest im Alltag der meisten Menschen verankert. Vor allem in der Arbeitswelt stehen Videokonferenzsysteme hoch im Kurs. Denn gerade im Homeoffice sind entsprechende Lösungen dringend notwendig, um sich auch in örtlich verteilten Teams effizient austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten zu können. Denn die vergangenen Monate haben gezeigt, dass ein Vor-Ort-Sein nicht immer notwendig ist und somit auch die Akzeptanz beispielsweise von Online-Events aufgrund der Kontaktbeschränkungen deutlich vorangetrieben.

Diese neue, flexible Arbeitsweise und der zunehmend gewohnte Umgang mit den digitalen Werkzeugen machen eine komplette Rückkehr zu altbekannten Konzepten kaum mehr denkbar. Nicht zuletzt, da das Bild des Global Workers, der für einige Geschäftstermine um die halbe Welt reist, zunehmend stigmatisiert wird. Gerade, da entsprechende Geschäftsreisen aufgrund moderner Technologien längst nicht mehr in allen Fällen nötig sind. Denn auch virtuelle Treffen können es ermöglichen, Geschäftsbeziehungen zu pflegen und abteilungs- sowie unternehmensübergreifend zusammenzuarbeiten. Dabei profitieren Unternehmen nicht zuletzt von sinkenden Reisekosten. Und auch für die Mitarbeitergewinnung und -bindung kann Homeoffice ein wertvolles Werkzeug sein. In vielen Fällen schafft die Arbeit von zuhause eine deutlich höhere Flexibilität, um Beruf und Privatleben besser vereinbaren zu können. Richtig umgesetzt, kann dieses Konzept ein Mehr an Produktivität bieten und die Flexibilität und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern.

Fehler schleichen sich ein
Die Technik der Videokonferenz ist aber längst nicht neu, bereits seit vielen Jahren sind verschiedene Plattformen und die entsprechende Hardware auf dem Markt verfügbar. Trotzdem stellt besonders der jetzige umfassende Einsatz, ohne den die Geschäftsfähigkeit vieler Unternehmen in der Hochphase der Pandemie oftmals kaum mehr aufrechterhalten hätte werden können, Betriebe und Mitarbeiter vor neue Herausforderungen. Denn besonders wenn es schnell gehen muss – und das musste es im vergangenen März häufig – können sich Fehler einschleichen und neue Hürden auftreten.

Für eine reibungslose Nutzung von Videokonferenzplattformen ist daher nicht zuletzt ein strukturierter Wandel der gesamten Arbeitsprozesse notwendig. Unternehmen und Teams sollten sich zuerst auf eine einheitliche Lösung verständigen, um problemfreie Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Gerade in den ersten Monaten der Pandemie kamen in vielen Betrieben und selbst in einzelnen Abteilungen mehrere Dienste parallel zum Einsatz. Aber auch nach einer Entscheidung für eine Lösung sind eine ständige Beobachtung und eine Bewertung der Plattform wichtig, um Schwierigkeiten bei der Nutzung zu erkennen und umgehend zu beheben. Nur so kann das Tool die Anwenderakzeptanz gewinnen und bestmöglich im Arbeitsalltag unterstützen.

Investitionsbereitschaft gefordert
Voraussetzung für einen strukturierten Wandel der Arbeitsprozesse mithilfe von Videokommunikation ist aber auch die Bereitschaft, in hochwertige Technik – sowohl Soft- als auch Hardware – zu investieren. Eine hohe Ton- und Bildqualität spielt eine ebenso wichtige Rolle wie eine intuitive und auch für unerfahrene Anwenderinnen und Anwender zugängliche Nutzeroberfläche. Der erste Schritt ist dabei, sich über die individuellen Anforderungen im Unternehmen klar zu werden: Wird eine Chat-Funktion benötigt? Sollen mit der Lösung auch Online-Seminare realisierbar sein? Ist eine mobil verfügbare Lösung gewünscht? Und nicht zu vergessen: Welche Videokonferenzplattform ist mit den IT-Sicherheitsanforderungen des Unternehmens vereinbar? Hier gibt es nicht unerhebliche Unterschiede bei den verschiedenen Anbietern, die vor dem Einsatz genau geprüft werden sollten – vor allem auch in Hinblick auf den Datenschutz und die Frage, welche Daten in welche Hände gelangen dürfen.

Doch der erfolgreiche Einsatz einer entsprechenden Lösung ist nicht nur eine technische Frage, sondern vor allem auch eine Frage der Kommunikation. Damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die dezentrale Arbeit gerüstet sind, sollten Unternehmen sie frühzeitig schulen, mit den Systemen vertraut machen und auch die Entwicklung von Verhaltensregeln im virtuellen Umgang kann sich anbieten.

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