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Eine Anwendung statt viele: Die App-Flut bewältigen durch UCCaaS

9. Dezember 2022, 9:00 Uhr | RingCentral | Kommentar(e)
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Kommunikation soll einfach, klar und zielführend sein. Was im beruflichen wie auch privaten Umfeld logisch erscheint, wird in Zeiten der Digitalisierung immer schwieriger.

Die digitale Transformation schreitet stetig voran und bringt eine Vielzahl an möglichen Anwendungen mit sich, die Kommunikation und Zusammenarbeit über Distanzen eigentlich erleichtern sollen. Tatsächlich scheint die Flut von Apps aber eher das Gegenteil zu bewirken. Bereits 2019 zeigte eine Umfrage von RingCentral, dass die Zusammenarbeit von Teams aufgrund von zahlreichen, verschiedenen Collaboration-Apps eher erschwert wird. 69 Prozent der befragten Mitarbeiter:innen vergeudeten laut Umfrage pro Tag bis zu einer Stunde damit, zwischen 47 und 62 SaaS-Anwendungen zu nutzen. Und nicht nur die Zeit war ein Faktor, der negativ auffiel. Auch Wartung und Betreuung der Anwendungen kosteten Unternehmen mehrere Hunderttausend Euro pro Jahr.  

2019 vs. 2022 

In den letzten drei Jahren hat sich die Situation noch nicht verbessert. Die Digitalisierung zeigte eine schnelle Entwicklung und mit ihr stieg auch die Anzahl der Anbieter und Lösungen. Remote-Arbeitsplätze und hybride Arbeitsplatzmodelle sind mehr und mehr auf dem Vormarsch. Kommunikation und Kollaboration geschehen oftmals über Distanzen und über viele verschiedene Kommunikationskanäle hinweg. 

Statt Vereinfachung ist Überforderung und Überlastung die Folge zahlreicher verschiedener Anwendungen. Nicht mehr mit einem Klick kommunizieren, sondern zwischen verschiedenen Apps wechseln, sich immer wieder neu anmelden, Daten suchen und, und, und… Diese Unterbrechungen dauern im Schnitt 23 Minuten, ehe wieder wirklich produktives Arbeiten möglich ist.

Wie ist es Unternehmen und Mitarbeiter:innen in Zeiten von Remote Work und hybriden Arbeitsmodellen also möglich, die  tatsächlichen Vorteile einer einheitlichen, flexiblen und einfachen Kommunikation und Kollaboration zu realisieren?  

UCaaS als Retter in der Not?  

Helfen kann tatsächlich nur eines: Statt auf eine App pro Kommunikationskanal oder verschiedene Anwendungen je nach Ansprechpartner zu setzen, sollten Unternehmen sich auf einen einzigen Anbieter für die Kommunikation verlassen. Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die alle Kommunikationskanäle anbietet, die Zusammenarbeit vereinfacht, die Integration verschiedener Anwendungen ermöglicht und Mitarbeiter:innen wie auch Kunden „glücklich“ macht. Dies können CIOs und IT-Teams mit einer Unified Communications und Collaboration as a Service (UCCaaS)-Plattform erreichen, bei der nur ein Vertrag zu verwalten ist, einmal Kosten anfallen und nur eine Lösung zu implementieren ist.  

Die Cloud-Lösung bietet auch für Anwender:innen deutliche Vorteile. Sie melden sich mit Single Sign-on (SSO) - also einer einmaligen Anmeldung, die für alle Apps gilt - an, um auf alle Anwendungen und Kommunikationskanäle zuzugreifen. Ein Wechsel zwischen verschiedenen Apps unterschiedlicher Anbieter ist nicht mehr notwendig. Dem Ursprungsgedanken von Unified Communications folgend ist die gesamte professionelle Kommunikation auf einer einzigen Oberfläche zusammengefasst.  

Das bedeutet nicht, dass Mitarbeitende auf viele der täglich genutzten Anwendungen wie Google, Workspace, Salesforce oder DocuSign verzichten müssen. Anbieter wie RingCentral setzen bei ihren UCaaS-Lösungen auf die Integration gängiger Apps. Dabei wird das Nutzererlebnis vereinfacht und der Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen minimiert. Dies gelingt zum Beispiel durch den Erhalt von Benachrichtigungen in der RingCentral App, sobald eine Google Doc-Datei aktualisiert wird. 

Moderne UCaaS-Lösungen bieten darüber hinaus weitere Features, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität über die 23 gewonnenen Minuten hinaus steigern.  Durch den Einsatz von KI können beispielsweise Meeting-Zusammenfassungen und Übersetzungen mit einem Klick erstellt werden, Arbeitsabläufe werden automatisiert und der Kontakt zum Kunden vereinfacht.  

Statt Produktivität und Motivation in einer Flut von Apps untergehen zu lassen, sollten sich Unternehmen darauf besinnen, eine Lösung zu suchen, die Kommunikation und Kollaboration wirklich vereinheitlicht und damit langfristig Motivation, Produktivität und Erfolg sichert.  

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