Gastkommentar von Dropbox

Damit „Working from Home“ nicht zum „Living at Work“ wird

27. Januar 2022, 14:48 Uhr | Autorin: Andrea Trapp / Redaktion: Alexandra Hose | Kommentar(e)
Dropbox Homeoffice New Work
Andrea Trapp ist Vice President of Business International bei Dropbox
© Dropbox

Vor Ort, hybrid oder rein remote? Um neue Arbeitsmodelle zu gestalten und Konflikte bei der Organisation von flexiblem Arbeiten zu vermeiden, sind Richtlinien für alle MitarbeiterInnen wichtig. Andrea Trapp, Vice President of Business International bei Dropbox, stellt eine 4B-Formel dazu vor.

Der Brüsseler Think Tank Bruegel schreibt im kürzlich veröffentlichten Policy Paper „Blending the physical and virtual: a hybrid model for the future of work“, dass für Remote-Arbeitende in vielen Arbeitsumgebungen vor der Pandemie ein hohes Risiko bestand, aus den organisatorischen Arbeitsabläufen der Unternehmen regelrecht herauszufallen beziehungsweise verdrängt zu werden. Um das zu verhindern, sollten Unternehmen vier Bereiche beachten, die ich als 4B-Formel des neuen Arbeitens zusammenfasse:

  1. Bricks: Das Büro als sozialen Raum denken
    Diverse Studien belegen längst, dass es sich im Homeoffice mindestens so konzentriert arbeiten lässt wie im Firmengebäude. Das Internet hatte – noch befeuert durch die Pandemie – das Büro als Ort der Wissensarbeit sowieso schon verdrängt und ihm stattdessen die Bedeutung eines sozialen Raums verliehen. Spürt man diesem Gedanken nach, könnte man in den (Zusammen-)Arbeitsräumen des New Normal durchaus auf Schreibtische verzichten. Sollte mancher schon öfter die Sinnhaftigkeit dauerhaft angemieteter Großraumbüros hinterfragt haben, wäre jetzt der richtige Zeitpunkt, um bei Bedarf auf Coworking-Spaces zu setzen, deren Einrichtung dem sozialen Anlass entsprechend, flexibel angepasst werden kann.
     
  2. Bytes: Die richtigen Tools
    Teams müssen die richtigen Tools zur Hand haben, um auch virtuell gut zusammenarbeiten zu können. Viele Unternehmen haben während des Lockdowns synchrone, persönliche Kommunikation wie Besprechungen einfach durch synchrone digitale Kommunikation ersetzt – mit dem Ergebnis, dass fast der ganze Tag mit Videokonferenzen gefüllt war. Eine einfache Möglichkeit, die Zahl der – virtuellen und realen – Meetings zu reduzieren, ist unser „Drei D“-Test: Ein Meeting ist dann sinnvoll, wenn es um „decisions“ (Entscheidungen), „debates“ (strategische Fragen) und „discussions“ geht (etwa Brainstormings, Feedbackgespräche etc.). Alle anderen Meetings wie zum Beispiel Status-Updates könnten asynchron stattfinden.
     
  3. Behaviour: Unternehmenskultur erlebbar machen
    Die Unternehmenskultur muss auf Vertrauen basieren und inklusiv sein! Der Think Tank Bruegel beschreibt die Kultur eines Unternehmens in der zuvor bereits zitierten Studie als einen Eisberg: Manche Elemente sind sichtbar, viele jedoch unsichtbar. Sie werden erst durch das Beobachten und die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen deutlich. In einem digitalen Umfeld sind diese impliziten Regeln und Normen noch schwieriger zu erkennen. Flexible Arbeit braucht deswegen ein anderes Management-Verständnis, das auf Vertrauen und Autonomie aufbaut und MitarbeiterInnen im Homeoffice explizit einschließt.
     
  4. Blueprint: Flexibles Arbeiten nach klaren Richtlinien
    Unternehmensweite Richtlinien sollen das „Wie” der Zusammenarbeit unterschiedlicher Teams regeln. Dabei ist sicher entscheidend, die Erwartungen an Erreichbarkeit und Reaktionszeit von Mitarbeitenden in Remote-Phasen zu regeln. Die Vorteile von flexibler Arbeit sind erst dann offensichtlich, wenn aktiv Zeit für „Deep Work”, also ungestörtes, konzentriertes Arbeiten, geschaffen wird. Dropbox ist das im neuen Arbeitsmodell „Virtual first“ durch die Einführung von „core collaboration hours“ gelungen: Vier Stunden am Tag für synchrone Arbeit wie regelmäßige Besprechungen, Videokonferenzen und Check-Ins genutzt, der Rest des Tages dann aber möglichst frei von Meetings und Videokonferenzen.

    Mein Rat: Schaffen Sie bewusst Zeiten für Nicht-Erreichbarkeit! Denn genau da, wo Arbeit und Privatleben komplett miteinander verschmelzen, besteht die Gefahr von Erschöpfung und Burnout.

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