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Bessere Collaboration-Software: Neues E-Book gibt 7 Tipps

24. Juni 2022, 9:00 Uhr | GoTo | Kommentar(e)
Bessere Collaboration-Software: Neues E-Book gibt 7 Tipps
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Zusammenarbeit in der hybriden Arbeitswelt braucht smarte Tools, damit Mitarbeitende von überall auf allen Geräten arbeiten können. Eine gute Wahl dafür ist Unified Communications as a Service (UCaaS). Unser neues E-Book gibt 7 wertvolle Tipps für die richtige Lösung.

Zusammenarbeit in der neuen hybriden Arbeitswelt braucht smarte und effektive Tools, damit Mitarbeitende bestmöglich verbunden sind – von überall und auf allen Geräten. Eine vielversprechende Möglichkeit dafür ist UCaaS.

“UCaaS” steht für eine cloudbasierte, einfache und integrierte Lösung der Zusammenarbeit: Unified Communications as a Service.

Dieser sinnvolle Ansatz vereint mehrere Tools für die Zusammenarbeit in einer Lösung. Unternehmen haben dabei eine einzige Lizenz für alles und verwalten die gesamte Infrastruktur über eine einzige Konsole.

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Cloud-Lösung für Telefonie, Videomeetings und Chat

Anders ausgedrückt: UCaaS ist eine Cloud-Lösung für Telefonie, Videomeetings und Chat. Und da UCaaS in der Cloud gehostet wird, haben Mitarbeitende von jedem Gerät aus Zugriff: vom Smartphone, vom Homeoffice-PC oder von der Workstation im Büro. Unternehmen benötigen also keine Infrastruktur vor Ort. Das erspart Investitionskosten und Einrichtungsaufwand.

GoTo bietet Entscheidungshilfe

Doch wie finden Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise? Worauf kommt es bei einer Kaufentscheidung an?

Die Experten von GoTo haben sich darüber Gedanken gemacht und die wichtigen Kriterien in einem kompakten E-Book zusammengestellt. Hier ist der definitive Leitfaden für Entscheider: Wie findet man das richtige Tool für Unified Communications as a Service (UCaaS), um flexibler und rentabler zu arbeiten?

Erstens: Funktionen für eine hybride Arbeitswelt

UCaaS ist ein All-in-one-Produkt, das gleich mehrere praktische Funktionen vereint. Davon profitieren die IT-Abteilung genauso wie die Mitarbeitenden, denn bei UCaaS gibt es nur eine Plattform, die erlernt, bedient und verwaltet werden muss. Wichtig dabei ist: Die drei Kanäle, die jede UCaaS-Lösung enthalten sollte, sind Telefonie, Video-/Audiomeetings und Messaging. Zwischen den Kanälen kann ohne kompliziertes Hin und Her zwischen verschiedenen Apps gewechselt werden. Ein wünschenswertes Plus ist die Integration von Contact-Center-Funktionen, um Vorgänge und Analysen rund um ein- und ausgehende Anrufe zu automatisieren.

Zweitens: Entlastung für IT-Teams

Für IT-Abteilungen war und ist die Umstellung auf eine hybride Arbeitswelt ein harter Brocken. Viele Unternehmen betreiben inzwischen viele Apps in der Cloud, und fast die Hälfte aller Unternehmen besitzt drei oder mehr UC- Installationen. Die Arbeitsbelastung der IT-Teams steigt dadurch ins Uferlose. Eine gut konzipierte UCaaS-Plattform sollte der IT deshalb die Verwaltung von Benutzerrollen, Analysedaten, Berichten, Lizenzen und Konfigurationen in einer zentralen Konsole ermöglichen.

Drittens: Nahtloses Nutzererlebnis

Die Einführung vieler neuer Anwendungen und Abläufe in kurzer Zeit war für viele Mitarbeitende eine Art „Kulturschock“. Deshalb muss eine gute UCaaS-Lösung ein nahtloses Nutzungserlebnis (UX) bieten, das von allen Mitarbeitenden verstanden und angenommen wird. Idealerweise hält sich der Einarbeitungsaufwand in verträglichen Grenzen. Damit das Potenzial des Tools voll ausgeschöpft wird, sollten Ihre Angestellten möglichst sicher damit umgehen können. Ein guter UCaaS-Anbieter wird Unternehmen bei der Einführung unterstützen.

Viertens: Attraktive Preismodelle

Oft gehen UCaaS-Lösungen an den speziellen Bedürfnissen kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMUs) vorbei. Wichtig sind deshalb ein flexibles Lizenzmodell, eine transparente Preisstruktur und ein auf KMUs zugeschnittener modularer Aufbau. Eine gute UCaaS-Lösung erfüllt diese Anforderungen und bietet Enterprise-Funktionen, die sich jederzeit ausweiten oder verkleinern lassen. Schließlich sollte die Lösung so flexibel sein, dass man lediglich das zahlt, was man auch nutzt.

Fünftens: Starke Sicherheit

Kein Zweifel: Die Umstellung auf Homeoffice hat Unternehmen verletzlicher gemacht. Bei einer UCaaS-Lösung sind deshalb Sicherheitsmerkmale wie Verschlüsselung, Single Sign-On (SSO), Multifaktor-Authentifizierung (MFA) und eine Zero-Trust-Architektur wichtig. Zero Trust bedeutet, dass User ausnahmslos verifiziert werden müssen, bevor Zugriff auf das System gewährt wird. So sind Dateien oder Kommunikationskanäle nur befugten Benutzern zugänglich und man riskiert keine Datenschutzverletzungen.

Sechstens: Umfassender Support

UCaaS wird vom Anbieter vollständig in der Cloud gehostet und remote verwaltet. Nutzern sollte deshalb eine umfangreiche Self-Service-Website sowie rund um die Uhr ein Helpdesk zur Verfügung stehen. Selbstverständlich sollte ein seriöser Partner auch für eine stabile Performance der Lösung und eine Verfügbarkeit von 99,99 % sorgen.

Siebtens: Flexible und skalierbare Lösungen

Mit nur wenig Arbeitsaufwand können Unternehmen ihre UCaaS-Lösungen flexibel aufstocken oder reduzieren, neue Dienste integrieren und ihr Monatsabo aktualisieren. Je besser skalierbar eine UCaaS-Lösung, desto mehr profitieren Unternehmen auch langfristig davon. Wenn Unternehmen dauerhaft hybrid arbeiten möchten, muss die Lösung den Mitarbeitenden an jedem Ort eine einfache Kommunikation ermöglichen

Das ausführliche E-Book mit vielen weiteren Entscheidungshilfen, Fakten und Tipps kann hier runtergeladen werden. 

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