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Anforderungen der neuen Meeting-Kultur

09. Juni 2020, 09:03 Uhr   |  Autor: Ralf Kalker / Redaktion: Diana Künstler | Kommentar(e)

Anforderungen der neuen Meeting-Kultur
© Tim Hester/123rf

Telefon- und Videokonferenzen stellen in der aktuellen Krise Instrumente für Unternehmen dar, um Kontakte oder den gesamten Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Doch sie setzen geeignete Werkzeuge voraus, damit das Ganze nicht aufgrund schlechter Sprach- und Videoqualität zur Herausforderung wird.

Aktuell sind drei grundsätzliche Trends zu beobachten. Der erste flächendeckende Trend seit März 2020 war die drastische Reduktion von Dienstreisen und Besuchsterminen. Im Gegenzug nahmen sofort Konferenzschaltungen zu – per Telefon mit Screen-Sharing und zunehmend inklusive Video. So stieg gleich zu Beginn der Krise die Nachfrage nach Software für Videokonferenzen und mobiles Arbeiten, darunter Teamviewer und Zoom. Die Aktien von Zoom waren einer der wenigen Lichtblicke an den Börsen. Aber auch weiterhin nimmt der Einsatz von Collaboration-Lösungen wie Skype, Teams, Webex, Go To Meeting, Zoom, Teamviewer, Slack, Circuit, Rainbow und anderen weiter schnell zu. Unternehmen in Deutschland, die sich vor Wochen noch keine Gedanken über Online-Konferenz-Tools gemacht haben, greifen bei diesen Angeboten mittlerweile beherzt zu und in der aktuellen Situation findet in Deutschland die Digitalisierung der Meeting-Kultur im Zeitraffer statt.

Die Anbieter reagieren. Ciscos Webex zum Beispiel zog schnell mit kostenfreien Einsteigerangeboten nach, um sich seinen Anteil am neu bewegten Markt zu sichern. Die Anbieter wissen, dass viele ihrer Kunden auf den Geschmack kommen und auch nach der Krise Kunden bleiben werden. Das Kalkül ist einfach: Wer jetzt sich jetzt aus der Not heraus mit Remote-Meetings anfreunden muss, erkennt gegebenenfalls schnell deren weitere Vorteile. Sie reduzieren Kosten durch weniger Geschäftsreisen, können in vielen Fällen für eine effizientere Zusammenarbeit sorgen und schonen die Umwelt. Nach der Krise werden viele Unternehmen bei den einmal eingeführten Lösungen bleiben und sie noch ausbauen und weiterentwickeln.

Komfort im Homeoffice
Neben den stark reduzierten persönlichen Meetings ist der zweite große Trend die Versetzung von immer mehr Mitarbeitern ins Homeoffice. Manche Unternehmen haben mittlerweile jeden halbwegs geeigneten Arbeitsplatz ins Homeoffice verlegt, andere zunächst nur einen Teil, um die Mitarbeiterdichte im Büro zu reduzieren. Die Homeoffices lassen wiederum die Zahl der Remote-Besprechungen weiter steigen. Selbst interne Regel-Meetings wie wöchentliche Abteilungs- und Team-Besprechungen können jetzt nur noch als Online-Konferenzen mit unterschiedlich eingewählten Teilnehmern stattfinden.

Begrenzende Faktoren für den Einsatz von Homeoffices sind meist nur noch die Kapazitäten von VPN-Lösungen, die Internet-Anschlüsse der Mitarbeiter oder die Verfügbarkeit von Equipment für mobile beziehungsweise dezentrale Arbeit. Dieser Trend spiegelte sich auch in der Nachfrage nach entsprechender Ausrüstung wider: Gleich zu Beginn der Krise stiegen die Lieferzeiten von Headsets und Laptops schnell an, bei Freisprechgeräten und Webcams war es ähnlich.

Die Mitarbeiter in den Homeoffices benötigen neben einer benutzerfreundlichen Online-Collaboration-Software leicht einsetzbare Audio- und Video-Hardware, die eine hohe Sprach- und Bildqualität ermöglicht. Die scheppernde Akustik mancher Laptop-Mikrofone macht Konferenzen hingegen zur Herausforderung. Bereits ein einziger Teilnehmer mit ungeeignetem Audio-Equipment genügt, um jeder Video- und Telefonkonferenz die Effizienz zu nehmen. Laptop-Kameras stoßen ebenfalls schnell an ihre Grenzen.

Daher können Alternativlösungen für Homeoffices beispielsweise per USB oder Bluetooth an Laptops, Handys und Tischtelefone anschließbare Freisprechgeräte sein. Damit haben Nutzer während der Konferenz die Hände frei und die Soundwiedergabe erfolgt in der Regel in HD-Qualität. Eine geeignete Ergänzung für gute Video-Qualität im Homeoffice ist darüber hinaus eine leistungsfähige USB-Konferenzkamera.

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