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Virtuelle Workshops

Acht Tipps für virtuelle Zusammenarbeit

30. Juni 2020, 13:03 Uhr   |  Autor: Michael Rottmann / Redaktion: Sabine Narloch

Acht Tipps für virtuelle Zusammenarbeit
© Namics

Wie gelingen Workshops, wenn die Teilnehmer zum Großteil im Homeoffice arbeiten? Auf die richtige Vorbereitung kommt es an. Mit den folgenden Tipps klappt die virtuelle Zusammenarbeit genauso gut wie im physischen Raum.

Virtuelle Workshops sind die Königsdisziplin der Remote-Zusammenarbeit, da sie ein hohes Maß an Interaktivität und Unvorhersehbarkeiten mit sich bringen. Deshalb sind sie auch besonders aufwendig in der Vorbereitung und Durchführung. Doch keine Angst: Praktisch jeder Workshop, den man normalerweise im physischen Besprechungsraum abhalten würde, funktioniert auch virtuell. Man muss nur die besonderen Voraussetzungen berücksichtigen. Statt Flipchart und Beamer sind einfach zu nutzende, digitale Tools gefragt. Klare Regeln und eine durchdachte Planung schaffen trotz räumlicher Distanz soziale Nähe und sorgen für einen strukturierten Ablauf. Zudem sollte man berücksichtigen, dass Workshops am Bildschirm das Auge mehr anstrengen und die Konzentration schneller abnimmt. Hier kommen daher unsere acht wichtigsten Tipps:

  1. Das passende Tool auswählen
    Um einen virtuellen Workshop abzuhalten, braucht man ein Videokonferenz-Tool. Je nach Erfahrung der Teilnehmer und Workshop-Methode kann dies durch weitere Tools ergänzt werden, zum Beispiel um Mindmaps zu erstellen, zu zeichnen oder ähnliches. Anbieter gibt es viele, bei der Wahl sollten Unternehmen vor allem darauf achten, dass das Tool in das eigene Technologie-Setup passt und den Compliance- und Security-Anforderungen entspricht. Außerdem sollte die Usability ein wichtiges Kriterium sein, da solche Tools ansonsten nicht genutzt werden. Für weniger erfahrene Teilnehmer wählt man besser ein einfaches Programm, bei dem nur der Moderator Inhalte bearbeitet. Versiertere kommen dagegen auch mit fortgeschrittenen Kollaborations-Funktionen zurecht. Grundsätzlich empfiehlt es sich, nicht zu viele Tools auf einmal einzuführen.
  2. Den virtuellen Raum vorbereiten
    Alle Teilnehmer benötigen eine schnelle, stabile Internetverbindung, einen oder idealerweise zwei Bildschirme, eine Webcam und ein Headset. Die Freisprechfunktion am Laptop zu nutzen ist nicht empfehlenswert, denn das verursacht oft störende Nebengeräusche. Außerdem sollten sich die Teilnehmer bewusst sein, dass im Video-Call auch der Hintergrund des heimischen Büros zu sehen ist. Dieser muss aufgeräumt, aber nicht unbedingt klinisch weiß sein. Ein bisschen Persönlichkeit zu zeigen ist sogar vorteilhaft – das schafft soziale Nähe. Auch Getränke und Snacks sollte man für sich griffbereit haben, um während des Workshops nicht aufstehen zu müssen.
  3. Klare Regeln kommunizieren
    Virtuelle Meetings erfordern von allen Teilnehmern viel Disziplin, Geduld und gegenseitige Rücksichtnahme. Daher sind ein paar Verhaltensregeln zu beachten, die der Moderator am besten bereits bei der Einladung kommuniziert und zu Beginn des Workshops noch einmal wiederholt. Wichtig ist zum Beispiel, dass immer nur eine Person spricht und alle anderen währenddessen ihr Mikrofon stumm schalten. Alle Teilnehmer sollten ihre Kamera aktivieren, das schafft die nötige Nähe trotz räumlicher Distanz. Nebentätigkeiten wie SMS, Telefonate oder E-Mails sind zu unterlassen.
  4. Auf Pausen und Pünktlichkeit achten
    Über einen längeren Zeitraum auf einen Bildschirm zu starren ist anstrengend für die Augen und erfordert hohe Konzentration. Das sollten Organisationen bei der zeitlichen Planung berücksichtigen: Im Vergleich zu herkömmlichen Meetings empfehlen sich kürzere Einheiten und mehr Pausen, idealerweise im Verhältnis von 45 Minuten Session zu 15 Minuten Erholung. Für einen reibungslosen Ablauf ist es außerdem wichtig, dass alle Teilnehmer pünktlich wieder aus den Pausen zurück sind. Statt ganztägiger Workshops sollte man besser nur drei bis vier Stunden am Tag einplanen und am nächsten Tag weitermachen.
  5. Methodik und Break-out-Sessions
    Ob Brainstorming, Clustering oder Voting: Alle gängigen Workshop-Methoden lassen sich auch im virtuellen Raum durchführen. Sie müssen nur ein wenig angepasst werden und erfordern vielleicht ein spezielles Tool. Je größer eine Gruppe ist, umso schwieriger wird es allerdings, kreative Methoden anzuwenden. Für solche Fälle empfiehlt es sich, die Gruppe in kleinere Break-Out-Sessions aufzuteilen und später wieder zusammenzuführen. Am besten erfolgt die Einteilung schon im Vorfeld, sodass jeder Teilnehmer bereits einen Einladungslink in den richtigen Gruppenraum erhält.
  6. Gruppenteilnehmer räumlich trennen
    Vielleicht arbeiten nur manche Mitarbeiter im Homeoffice, andere aber vor Ort im Büro. Damit alle Workshop-Teilnehmer gleichwertig interagieren können, ist es wichtig, auch die Kollegen vor Ort in separate Räume zu setzen. Personen im gleichen Raum beginnen bald, sich zu unterhalten und unbewusst ausgrenzend zu verhalten, und das schadet der gesamten Zusammenarbeit. Falls nicht genügend Platz zur Verfügung steht, müssen sich die Kollegen vor Ort an klare Regeln halten und der Workshop-Dynamik unterordnen.
  7. Einen Trouble-Shooter ernennen
    Der Moderator leitet den Workshop inhaltlich. Er erteilt Teilnehmern das Wort, führt durch die Agenda und steuert die Gruppe. Zusätzlich braucht er im Digitalen einen Assistenten, der ihm den Rücken freihält. So wird der Ablauf nicht durch technische oder organisatorische Probleme behindert. Der Troubleshooter kümmert sich zum Beispiel um die Tool-Zugänge und die Aufzeichnung des Workshops. Er sammelt während des Meetings Fragen der Teilnehmer und unterstützt sie im Eins-zu-Eins-Chat, falls es Probleme mit Bild oder Ton gibt.
  8. Soziale Nähe schaffen
    In virtuellen Workshops fehlt die soziale Nähe und der soziale Austausch. Um dies zu kompensieren, ist es wichtig, sich Zeit für persönliche Gespräche zu reservieren. Am besten beginnt man den virtuellen Workshop zum Beispiel mit einem Ice Breaker. Bewährt hat sich zum Beispiel, dass jeder Teilnehmer kurz durch sein virtuelles Office führt oder seine kommenden Urlaubspläne vorstellt. Auch ein gemeinsames virtuelles Feierabendbier zum Abschluss hilft beim Zusammenrücken.

Somit bleibt festzustellen: Mit der richtigen Vorbereitung und den genannten Tipps lässt sich jeder Workshop auch erfolgreich im virtuellen Raum durchführen – egal, wo sich die Teilnehmer tatsächlich befinden. Unternehmen gewinnen damit die Flexibilität, ihren Business-Alltag unabhängig von den äußeren Umständen aufrechtzuerhalten. Wer noch wenig Erfahrung mit virtueller, interaktiver Zusammenarbeit hat, kann Remote-Workshops auch als Managed Service beziehen. Ein spezialisierter Dienstleister setzt dann den Raum auf, stellt das Tooling zur Verfügung und übernimmt auf Wunsch die Moderatoren- und Troubleshooter-Rolle.

Michael Rottmann ist Lead Consultant Communications bei Namics (A Merkle Company)

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