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Anwendungsbeispiel Flottenmanagement: Ganze Fahrzeugflotten auf einen Blick

Firmenautos, Einsatzwagen oder Spezialfahrzeuge sind für die Verwaltung in Unternehmen oft ein erhebliches Problem: Welcher Weg war dienstlich, welcher privat? Wie lang war man für einen Kunden unterwegs? Und wo befinden sich die Außendienstmitarbeiter im Moment? Schon die Koordination ist ein gewaltiger Aufwand, hinzu kommt, dass alle Daten für die Finanzverwaltung akribisch in Fahrtenbüchern festgehalten werden müssen. Dehn Instatec, ein Spezialist für Elektro-, Licht-, Sicherheits- und Kommunikationstechnik, wollte sich dabei nicht länger mit umständlichen, händischen Lösungen behelfen und rüstete ihre Fahrzeuge daher mit eigens entwickelten GPS-Sendern aus.

- Bildquelle: © Motec-Data

Bei wechselnden Fahrern kann sich der aktuelle Lenker per Handy-App einfach mit dem Kennzeichen des benutzten Wagens und dem Grund der Fahrt in das Tracking-System einloggen.

Die "CarTracker" von "motec-data" erstellen automatisch exakte Bewegungsprotokolle und elektronische Fahrtenbücher, die auch die Dokumentationsanforderungen des Finanzamts erfüllen. Zusätzlich warnen die kompakten Geräte auf Wunsch auch bei einem Diebstahl oder beim Abschleppen des Wagens.

Vorgeschichte
Moderne Elektroinstallationen von der Heizungsanlage über die Stromversorgung, Beleuchtung und Telekommunikation bis hin zum Brand- und Einbruchsschutz sind die Kernkompetenz von Dehn Instatec. Über 250 Mitarbeiter planen kundenspezifische Anlagen, installieren sie bundesweit und helfen bei der Wartung sowie der Instandhaltung der Systeme. Für die nötige Mobilität sorgen mehr als 70 Firmenfahrzeuge – die in der Buchhaltung allerdings bisher einen erheblichen Dokumentationsaufwand bedeuteten. „Die Fahrtenbücher wurden bei uns jahrzehntelang von Hand geführt“, berichtet Geschäftsführer Christian Hamann. Fahrtzeiten, Fahrer, Zweck der Tour und Kilometerstände wurden manuell eingetragen und mussten dann von Sachbearbeitern im Innendienst ausgewertet werden. Vor allem die Aufbereitung der Daten für das Finanzamt kostete einiges an Zeit, da beispielsweise Beförderungsfahrten eigens ausgewiesen werden müssen.