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Dokumentenmanagement-System: File Director – die papierlose Alternative fürs Büro

Noch immer häufen sich auf den Bürotischen Stapel an Papier. Spielberg Solutions bietet mit einer Electronic-Content-Management-Lösung eine denkbare Alternative, die sowohl der Wirtschaftlichkeit als auch der Umwelt zugutekommen könnte.

Papierloses Büro Informationsmanagement Bildquelle: © Maksim Kabakou / 123rf

Papier – in Zeiten der Digitalisierung ein zunehmend verzichtbarer Rohstoff, dennoch ist es in vielen Büros noch nicht wegzudenken. Die Spielberg Solutions GmbH, Anbieter von elektronischen Datenverwaltungssystemen, bietet eine denkbare Alternative. Mit der Electronic-Conent-Management-Lösung File Director soll der Weg zum papierlosen Büroalltag geebnet werden. Laut Sascha Freiburg, Geschäftsführer der Spielberg Solutions GmbH, könne das System Papier auf vielen Ebenen schlagen und zusätzlich die Wirtschaftlichkeit in den Betrieben erhöhen. 

Eine dieser Ebenen ist die Entlastung der Umwelt, denn Papier verbraucht viele wertvolle natürliche Ressourcen. Selbst zur Herstellung von holzfreiem Papier werden Unmengen an Wasser benötigt, circa zehn Liter pro Din-A-4-Blatt. Das Gegenargument, der Einsatz von Datenmanagement-Systemen verbrauche ebenfalls Energie, wiederlegt Freiburg, denn "die Computer laufen in vielen Büros ja sowieso". 

Die Software enthält zudem viele Features, welche die Mitarbeiter bereits von ihrem Arbeitsalltag gewöhnt sind. So hat der Nutzer beispielsweise die Möglichkeit an mehreren Dokumenten gleichzeitig zu arbeiten oder "digitale Haftzettel" direkt in das Dokument einfügen zu können. Dies vermeidet nicht nur den Druck von Dokumenten, es bietet auch einen Sicherheitsaspekt. Digitale Notizen können nicht verloren gehen. Außerdem kann definiert werden, wer im Unternehmen die Nachricht einsehen darf. Sascha Freiburg fügt hinzu: "Die Sicherheit von File Director wird über viele Wege gewährleistet, zum Beispiel über regelmäßige Backups oder Verschlüsselung der Daten."

Darüber hinaus kann das System in internationaltätigen Unternehmen angewendet werden. "Die organisatorischen Probleme sind eigentlich überall auf der Welt identisch", so Freiburg "Daher sind auch digitale Lösungen weltweit einsetzbar." Nebenbei können sie zudem Zeit einsparen, da "digitale Post" lange Wege schnell zurücklegt.