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ERP-Systeme: Was auf dem Weg zur mobilen ERP-Nutzung zu beachten ist

Eine mobile IT-Strategie und die mobile Nutzung von ERP- oder CRM-Systemen – das ist in vielen Unternehmen oft noch Zukunftsmusik. Der Mainzer Geschäftssoftware-Anbieter Godesys rät, drei Aspekte zu beachten, wenn es um die mobile ERP-Einführung geht.

Smartphone Smart Bildquelle: © Nopporn Suntornpasert - 123RF

Eine von Godesys in Auftrag gegebene Umfrage kam zu dem Ergebnis, dass “70 Prozent der ERP-Anwender ihr System noch nicht auf Smartphone oder Tablet nutzen”, so Godelef Kühl, Gründer und Vorstandsvorsitzender von Godesys. Kühl ist überzeugt, dass die Zukunft des ERP mobil sei. Daher hat das Unternehmen einen Routenplan für die mobile ERP-Einführung zusammengestellt – dieser umfasst die folgenden drei Aspekte.

Keine Angst vor mobilem ERP
„Mobiles ERP ist kompliziert, unsicher und aufwändig.“ Dieses Vorurteil ist laut Godesys immer noch gängig. Es könne jedoch entschärft werden, wenn man sich im Vorfeld umfassend informiert, klare Ziele absteckt und ein System wählt, das auf firmenspezifische Anforderungen abgestimmt ist. Wichtig sei zudem, sich immer wieder klarzumachen, dass Mobility den Arbeitsalltag signifikant erleichtern, Wege verkürzen und Wartezeiten für Kunden verringern kann. Damit dies gelingt, sollten Unternehmen prüfen, ob Prozesse rund und verlässlich laufen. Außerdem sollten mobile ERP-Lösungen auch im Offline-Modus verfügbar und flexibel anpassbar sein, um auf Veränderungen bei Kunden und Anwendern einzugehen. Mit einer kontinuierlichen Weiterentwicklung von nativen Apps für iOS und Android lassen sich die mobilen Funktionen des ERP-Systems ebenfalls erweitern.

Anwenderfreundlichkeit und Einsatzmöglichkeiten
Bevor es mit der mobilen Bereitstellung losgehen kann, gelte es Einsatzszenarien, Anforderungen der Mitarbeiter und Bedingungen zu bedenken. So sind für die Geräte der Mitarbeiter – sofern es keine anderweitigen Vorgaben gibt – sowohl Google- als auch Apple-zertifizierte Apps notwendig. Zudem sollte das User Interface interaktiv und problemlos zu verstehen sein. Konkrete Anwendungsbeispiele sind die mobile Zeiterfassung oder Auftragsverwaltung, die vor allem Mitarbeiter im Außendienst unterstützen. Die Bedienoberfläche des stationären und des mobilen ERP sollte aufgeräumt sein. Symbole erleichtern die Bedienung und das Erfassen wichtiger Informationen. Außerdem benötigen Anwender unterwegs nur die von ihnen tatsächlich genutzten Features. Zu viele Funktionen oder Funktionen, die nicht benötigt oder erwünscht sind, erschweren dagegen die Nutzung und den Überblick.

Sicherer Umgang mit sensiblen Kunden- und Firmendaten
Das Thema Datensicherheit spielt nicht zuletzt aufgrund der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, eine zunehmend geschäftskritische Rolle. Im ERP sind viele wichtige Daten gespeichert, einschließlich Finanzzahlen, Geschäftsgeheimnisse, Mitarbeiterinformationen und Kundenlisten. Daher müssen mobile Geräte umfassend abgesichert sein. Dies gilt insbesondere im Zusammenhang mit Cloud Computing, denn das mobile ERP kann entweder in der Cloud oder „on premise“, also nach eigenen Sicherheitsbedürfnissen, betrieben werden. Die Empfehlung von Godesys ist daher, dass sich Unternehmen im Vorfeld informieren und eine durchdachte Sicherheitsstrategie verfolgen sollten, die alle Firmen- und Einsatzbereiche einschließt.

Ratsam sei es darauf zu achten, dass der Cloud-Anbieter über bekannte Zertifikate verfügt, und die Daten ausschließlich in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren gespeichert werden. Sicherheit in der Cloud wird beispielsweise gewährleistet, indem die Server in einer speziellen demilitarisierten Zone laufen und via HTTPS auf das ERP-System zugreifen. Sinnvoll ist es zudem, bereits bei der ERP-Auswahl eine Sicherheitsprüfung durch einen unabhängigen Dritten durchführen zu lassen.