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Configuration Management Databases: Das Herz systematischer IT-Dokumentation

Die durchgängige Erfassung aller Bestandteile einer IT-Landschaft in einer CMDB sorgt nicht nur für Optimierung bei Einkauf und Lizenzmanagement, sie schafft auch beste Voraussetzungen für Datensicherheit und belastbare Risikobewertungen.

Rechenzentrum, Aktenschränke Bildquelle: © Andrea Danti 123rf

Infrastruktur-Landschaften von Unternehmen verändern sich unaufhörlich: Schritt für Schritt werden sie über die Zeit weiterentwickelt, erneuert und ergänzt, wenn neue Anforderungen dies erfordern oder innovative Technologien neue Möglichkeiten eröffnen. Den professionellen Betrieb mit State-of-the-Art-Technologie sicherzustellen, ist für IT-Verantwortliche und Infrastruktur-Betreiber in Unternehmen schon Aufgabe genug. Die technische Dokumentation der installierten Infrastruktur-Komponenten wird dann häufig nur noch notdürftig und punktuell, nicht selten lediglich in Excel-Tabellen vorgenommen. Aber sie lohnt sich, denn eine systematische und durchgängige Dokumentation einer technischen Infrastruktur bietet nicht nur Optimierungspotenzial bei Einkauf, Wartung und Lizenzmanagement, sondern erleichtert Veränderungsprozesse und erlaubt belastbare Risikobewertungen.

Die Digitalisierung sorgt dafür, dass die technischen Infrastrukturen in den Unternehmen wachsen: Immer mehr Arbeitsabläufe werden immer durchgängiger von IT-Services unterstützt. Immer mehr – auch und besonders unternehmenskritische – Geschäftsprozesse basieren vollständig auf funktionierenden IT-Services. Der geschäftliche Erfolg von Unternehmen hängt so immer mehr von Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit der zugrundeliegenden IT-Landschaft ab. Gleichzeitig steigen von gesellschaftlicher und politischer Seite – wie zum Beispiel durch die EU-DSGVO oder KRITIS – die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Deshalb war es nie so wichtig wie heute, einen detaillierten Überblick über die gesamte technische Infrastruktur zu haben, die im Unternehmen installiert ist.

Configuration Management Databases (CMDB) wurden genau dafür konzipiert: Sie bieten mit ihren Datenbankstrukturen alle Möglichkeiten, die technischen Daten und Beziehungen von Infrastruktur-Komponenten einfach zu erfassen. Mit CMDBs lassen sich alle so genannten „Configuration Items“ einer IT-Landschaft oder eines Rechenzentrums systematisch und durchgängig dokumentieren: technische Details, Anschlüsse und räumlicher Standort in Gebäuden oder Abteilungen gehören ebenso dazu wie Nutzer, Lizenzen, Verträge, Wartungsfenster. Dabei kann es sich beispielsweise um Server, Switche, Racks handeln, um Bestandteile von Netzwerk und Telefonie oder um    Endgeräte von Mitarbeitern wie PCs, Laptops, Tablets und Smartphones, aber auch Business-Applikationen oder genutzte Cloud-Dienste gehören dazu. CMDBs bilden alle Komponenten mit ihren wechselseitigen Beziehungen innerhalb einer IT-Landschaft ab, visualisieren sie und lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien darstellen. IT-Verantwortliche und Infrastruktur-Betreiber können sich so auf Knopfdruck einen Überblick über unterschiedliche Aspekte ihrer Infrastruktur machen – zum Beispiel um Optimierungspotenzial zu nutzen oder Risiken zu minimieren.

Wer dank einer CMDB nämlich den Überblick über die genutzte Infrastruktur im Unternehmen hat, findet dabei häufig die Möglichkeit, den Einkauf von Hardware zusammenzufassen, um bessere Konditionen zu bekommen, oder auch das Lizenzmanagement und Wartungsverträge zu optimieren, weil nicht oder kaum genutzte, aber kostenpflichtige Services eliminiert werden können. Eine große Hilfe sind CMDBs auch bei Wartungsprozessen oder Erneuerungen in der IT-Landschaft: Sie zeigen, welche Abhängigkeiten innerhalb einer IT-Landschaft bestehen und welche Infrastruktur- oder Unternehmensbereiche von geplanten Wartungs- oder Update-Eingriffen betroffen sein können. Darüber hinaus liefern CMDBs eine verlässliche Basis für belastbare und verlässliche Risikoanalysen für alle Unternehmen, die aus gesetzlichen oder geschäftlichen Gründen systematisches Risikomanagement betreiben wollen oder müssen.

Infrastruktur-Dokumentation weiter automatisieren
Die Einführung einer CMDB und die schrittweise Dokumentation der eigenen RZ- oder IT-Infrastruktur lohnt sich also für nicht nur für große, sondern – gerade mit Blick auf die steigende Digitalisierung – auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Für alle Unternehmen, die – zum Beispiel im Rahmen von ITIL – in den letzten Jahren bereits eine CMDB eingerichtet haben, empfiehlt es sich, die Nutzung hin und wieder kritisch zu überprüfen. Wichtig ist dabei zum einen die Datenqualität: Denn nur wenn die Daten in einer CMDB vollständig und aktuell sind, bringen sie den ganzen Nutzen, machen Visualisierungen realistisch und Risikoanalysen belastbar. Außerdem sollten die CMDBs mit Systemen für das Monitoring, den Helpdesk oder die automatische Inventarisierung integriert sein, denn so lassen sich die dort erfassten Daten auch in den angeschlossenen Systemen nutzen, ohne dass sie doppelt erfasst werden müssen. Zudem kommt es darauf an, auf Dauer den gesamten Lebenszyklus von Infrastruktur-Komponenten zu erfassen, der nicht erst mit ihrem Einsatz beginnt, sondern schon mit Bestellung und Anlieferung. Der Wareneingang von Infrastruktur-Komponenten wird in den meisten Unternehmen noch sehr stiefmütterlich behandelt, obwohl beispielsweise bereits ab hier die Gewährleistungsfrist läuft. Um den Unternehmen die durchgängige Dokumentation ihrer technischen Infrastruktur schon von Anfang an zu erleichtern, bieten manche CMDBs als Add-On Barcode-Scanning-Lösungen. Sie erlauben die automatisierte Erfassung von Infrastruktur-Komponenten per Scan der Geräte-Barcodes. So müssen Daten wie Hersteller, Modell, Seriennummer, Inventarnummer, Standort oder Lieferdatum nicht mehr eingetippt werden. Stattdessen werden sie automatisch eingelesen und manuell bestätigt – das kann nicht nur die Fehlerquote reduzieren, sondern auch den Eingangsprozess beschleunigen. 

CMDBs bringen also viele Vorteile, die sich mit wachsender Digitalisierung nicht nur für große, sondern auch für kleine und mittlere Organisationen lohnen können: Sie helfen allen Unternehmen ihre technischen Infrastrukturen Schritt für Schritt systematisch zu dokumentieren und die einzelnen Komponenten von Beginn an über den gesamten Lebenszyklus zu erfassen – denn nur wer den Überblick hat, kann
Optimierungspotenziale nutzen und Risiken minimieren.  

Jakob Semere ist Teamleiter Service Management bei Becon.