Ein technologischer Wendepunkt

Geschäftsprozesse digitalisieren mit KI

3. September 2021, 13:30 Uhr | Quelle: iron Mountain Whitepaper / Redaktion: Diana Künstler | Kommentar(e)

Fortsetzung des Artikels von Teil 2

Die DSGVO im Fokus

Das Einhalten der DSGVO bedeutet eine besondere Herausforderung für Unternehmen. So beschränkt sich die DSGVO nicht allein auf die Aufbewahrungs- und Vernichtungspflichten neu angelegter Akten und Dokumente, sondern auch auf bereits existierende Bestände, die meist in Papierform vorliegen. Betroffen sind dabei alle Datensätze, die personenbezogene Informationen beinhalten oder referenzieren. Zusätzlich weichen die Aufbewahrungsfristen für die unterschiedlichen Dokumentenklassen voneinander ab. Nach der festgelegten Aufbewahrungszeit müssen Unternehmen dann bestimmte Informationen löschen. Bei einer Rechtsverletzung drohen hohe Strafzahlungen, die bis zu 4 Prozent des weltweit erwirtschafteten Jahresumsatzes betragen können.

Entsprechend umfassend ist die Aufgabe, die Compliance eines Unternehmens mit der DSGVO sicherzustellen. Standardmäßig würden Unternehmen die (Alt-)Akten mit Stammdaten verknüpfen und nach verschiedenen Methoden gruppieren – zum Beispiel nach Eingangsdatum oder Abteilungen. Allerdings erschweren fehlendes Expertenwissen durch Personalabgänge und Medienbrüche zwischen analogen Aktendeckeln und digitalen Informationen diese Herangehensweise. Außerdem schleichen sich durch die vielen manuellen Prozessschritte schnell Fehler ein.
Auch hier kann der Einsatz von KI einen wichtigen Beitrag zum Einhalten der gesetzlichen Vorgaben leisten. Insbesondere die Fähigkeit einer KI, Muster zu erlernen und Dokumente danach zu klassifizieren, ob sie aufbewahrt oder vernichtet werden müssen, kommt hier zum Tragen.

Digitale Daten können mit Datenbanken wie dem CRM oder anderen Informationsquellen assoziiert werden. Sie können eine KI dann zum Beispiel darauf trainieren, dass anhand der Inhalte der Dokumente Rückschlüsse auf das Alter gezogen werden. Damit vereinfacht sich die Auswahl der Dokumente, die auf die DSGVO hin zu prüfen sind, erheblich.

Auch im Zusammenhang mit Personalakten kann eine KI Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO unterstützen. So ist eine KI in der Lage, Dokumente in Vertragsakten gemäß der DSGVO automatisch zum Ende der Aufbewahrungszeit als „aussortierbar“ zu identifizieren. Eine Liste der zu vernichtenden Dokumente wird dabei zur Überprüfung bereitgestellt. Auch ein automatisches Erkennen und Schwärzen von persönlichen Informationen in digitalisierten Dokumenten ist mit Hilfe einer KI problemlos möglich. Dabei identifiziert die KI zuerst den Dokumenttyp und die entsprechende Aufbewahrungszeit, danach überprüft das System die archivierten Dokumente regelmäßig auf persönliche Informationen, die vor Ende der Aufbewahrungsfrist zu schwärzen sind.

Turning Point

Die Einhaltung der DSGVO, der digitale Posteingang und der Kundendienst sind nur drei Beispiele für die zahlreichen Einsatzmöglichkeiten von KI-Lösungen im Rahmen von digitalen Geschäftsprozesse. Die einzigartigen Fähigkeiten von KI werden von immer mehr Unternehmen genutzt – und sie sind damit nicht allein: Längst ist Künstliche Intelligenz keine Zukunftsmusik mehr und kommt auch in anderen Teilen des gesellschaftlichen Lebens regelmäßig zum Einsatz. KI-Lösungen analysieren mittlerweile Radiologie-Scans auf Tumore und durchsuchen große Mengen an Gesetzestexten für Juristen. Auch in der Wirtschaft wird sich der Siegeszug der KI fortsetzen. Entsprechende Expertise wird immer mehr zur wertvollen Ressource, um die sich auch Ihr Unternehmen bemühen sollte.

Die Verknüpfung von KI und digitalen Geschäftsprozessen ist einer der technologischen Wendepunkte unserer Zeit, den Unternehmen nicht verpassen sollten. KI kann zeitraubende, aber unbedingt notwendige Entscheidungen, übernehmen oder unterstützen und in einer höheren Qualität ausführen als der Mensch. Unternehmen bleibt dann mehr Zeit, sich auf das Wesentliche – ihr Kerngeschäft – zu fokussieren.


  1. Geschäftsprozesse digitalisieren mit KI
  2. Wie KI in Prozesse einbinden?
  3. Die DSGVO im Fokus

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