Sie sind hier: HomeTelekommunikation

Digitale Transformation: Schatten-IT zum Vorteil nutzen

Auch im Jahr 2018 geht die Digitalisierung im Unternehmen weiter. Der Fortschritt macht die IT-Landschaft einfacher zu bedienen und gleichzeitig immer weniger überschaubar. Eine Situation, mit der ein CIO und sein Team umgehen müssen, wie Benedict Geissler aufzeigt.

Digitalisierung Bildquelle: © fotolia / j-mel

Der Beginn eines neuen Jahres bedeutet den kalendarischen Neuanfang. Für Unternehmen heißt es allerdings „heiter weiter“. Während in den letzten Dezemberwochen das Jahr 2017 noch einmal rekapituliert wurde und die letzten strategischen Ziele zu Ende gebracht wurden, bleibt im neuen Jahr das meiste beim Alten. Die Digitalisierung macht allerdings keinen Neustart, sondern setzt im neuen Jahr fort, was sie in den letzten Jahren angestoßen hat.

Siegeszug der Cloud begünstigt Schatten-IT
Die Cloud wird in den kommenden Jahren mehr und mehr Anteile in Unternehmen einnehmen. Einer IDC-Studie zufolge, werden Angebote aus der Public Cloud und Private Cloud bereits im Jahr 2020 rund die Hälfte der Ausgaben für die IT-Infrastruktur ausmachen. In der Vergangenheit oblag die Adaption neuer Technologien alleine dem CIO und seiner IT-Abteilung. Sie haben jedes neue Gerät oder Software ausgesucht, erworben und in die bestehende Infrastruktur eingebunden. Dieser Umstand wurde schon allein durch die komplexe Beschaffenheit früherer IT-Architekturen und die aufwändige Integration neuer Komponenten gesichert, die nur von Fachkräften bewerkstelligt werden konnte. Mittlerweile ist die Technik so einfach zu bedienen, dass sich neue Software und Infrastrukturen als „As-a-Service-Angebote“ ganz einfach mit einer Kreditkarte buchen lassen.
Für Fachabteilungen bedeutet die Absprache mit dem CIO inzwischen eher ein vermeintliches Hindernis als eine echte Hilfe. Schließlich braucht es keine Fachkraft mehr, um die neue Komponente zu integrieren. Diese Schatten-IT bringt den CIO jedoch in eine missliche Lage. Er verliert die Kontrolle über die IT-Landschaft, wenn er nicht weiß, welche Lösung in welcher Abteilung im Einsatz ist. Gleichzeitig bleibt er dafür verantwortlich, das Budget zu verwalten und steht deshalb vor dem Dilemma, die steigenden Kosten erklären zu müssen – ohne zu wissen, woher diese genau kommen.

Mit dem Strom schwimmen
Die neuen Machtverhältnisse über IT-Ausgaben zwingen den CIO zum Umdenken. Da sich die Entwicklung schlecht rückgängig machen lässt und eine Rückkehr zur zentralistischen IT-Struktur unwahrscheinlich ist, muss der erste Schritt sein, die neuen Umstände zu akzeptieren und zum Vorteil für das Unternehmen zu gestalten. Fachabteilungs-IT muss nicht zwangsläufig etwas Schlechtes sein. Da die jeweiligen Abteilungen selbst wissen, welche Lösungen für ihre tägliche Arbeit am besten sind, nehmen sie dem CIO damit sogar die Arbeit ab.
Daher sollte es das Ziel sein, verstärkt in Dialog mit den Fachabteilungen zu treten. Die ehemalige Hauptaufgabe, nämlich neue Technologien zu identifizieren und bereitzustellen, fällt dadurch weg. Dafür kann die IT-Abteilung nun als interner Berater für neue Lösungen agieren. Indem jede Abteilung ihre eigenen Tools zur Verfügung stehen hat, können diese wesentlich agiler und unabhängiger operieren und so leichter ihren Geschäftsbereich voranbringen.
Der CIO wird dadurch entlastet und muss nicht mehr selbst jede Neuanschaffung organisieren. Anhand von Software-Asset-Management-Lösungen (SAM) kann er trotzdem die Kontrolle über das Budget zurückgewinnen. Diese erfassen die physischen und virtuellen Komponenten der IT-Landschaft und können so Transparenz über die eingesetzten Technologien verschaffen.

Neue Wege in die Cloud
Ein weiterer Trend in der Unternehmens-IT ist die Identifizierung neuer Kosteneinsparungen. Ein Faktor dabei ist die Entwicklung von Software-Audits. Diese gehören für Unternehmen zu den eher lästigen Begleiterscheinungen von Software-Lizenzen, die Zeit und Geld kosten. Anbieter gewinnen nicht unerhebliche Teile ihrer Einnahmen aus diesen Prüfungen. Allerdings hat sich das Geschäftsmodell inzwischen weiterentwickelt: Früher kam der Umsatz durch Compliance-Bußgelder zustande. Inzwischen nutzen Anbieter die Audit-Ergebnisse vermehrt dazu, die Kunden auf die neuesten Cloud-Angebote und Abonnementlizenzen hinzuweisen, um so neue Geschäftsmodelle zu erschließen.
Während dies für Unternehmen mitunter sinnvoll sein kann, muss der CIO vorher prüfen, ob sich durch die neuen Angebote wirklich Kosten einsparen lassen. Auch hier profitiert er von der Auflistung der eingesetzten Ressourcen: Indem er sich einen Überblick über die lokalen Softwarekosten verschafft, ist er schneller in der Lage, den Mehrwert von Angeboten zu prüfen.

Benedict Geissler ist Geschäftsführer und Regional Business Manager bei Snow Software