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3CX Phone System für Windows v15.5: Viel mehr als nur telefonieren ...

"Niemand nutzt noch Telefone und E-Mail ist auch bald obsolet" – das verkünden Propheten des digitalen Wandels. In den Büros sieht es allerdings anders aus – Telefon und E-Mail, ja sogar Fax-Geräte sind nach wie vor im Einsatz.

Telefon am Himmel in Wolkenform Bildquelle: © Paisan Changhirun-123RF

Unisono verbreiten viele Analysten und IT-Firmen die Ansicht, das Ende der „alten Kommunikationsmittel“ sei da: Modernere Techniken wie Videokonferenzen, Chat-Lösungen oder gar Whatsapp sollen bewährte Geräte und Methoden wie E-Mail und Telefone überflüssig machen. Das mag für einige Bereiche zutreffend sein und viele Zwanzigjährige kommunizieren wohl wirklich nur noch via Whatsapp und Snapchat, doch die Realität sieht in der Geschäftswelt aktuell noch anders aus: Obwohl der vielbeschworene Wandel auch dort langsam Einzug hält, sind Telefone nach wie vor ein wichtiges Kommunikationsmittel.

Mittler zwischen den Welten

Moderne Software-gestützte Telefonanlagen können helfen, neue und altbewährte Kommunikationsmittel zu integrieren. Eine derartige Lösung ist die als „3CX“ bezeichnete Telefon-Software der gleichnamigen Firma. Wir haben die aktuelle Version 15.5 der Software von der Webseite der Firma heruntergeladen und auf einen Windows Server 2016 installiert. Wie schon bei vorherigen Versionen der Software, die zuvor ihren Weg in unsere Testumgebung gefunden haben, ging das recht schnell vonstatten. Ein großer Vorteil dieser aktuellen Version besteht gerade im Vergleich zur Version 14 darin, dass die Lösung aus naheliegenden Gründen (eine Telefonanlage muss konstant „von außen“ erreichbar sein) zwar nach wie vor für den ständigen Betrieb eine feste IP-Adresse benötigt, dass es aber mit diesem Release weitaus einfacher geworden ist, sie zu Testzwecken auch mit einer dynamischen IP-Adresse hinter einem NAT-Gateway zu installieren. Ein eigener Dienst des Anbieters erlaubt diese Art der Einrichtung während der Installation und bot uns einen reibungslosen Betrieb während des Tests.

Das sogenannte Dashboard, auf das ein Systembetreuer nach dem Start des Systems via Browser (wir haben dazu die aktuelle Version des Mozilla Firefox eingesetzt, hatten aber auch mit Google Chrome keine Probleme) zugreift, wurde bereits in der Version 15 deutlich überarbeitet. Die klar strukturierte Oberfläche ist aber nach unserer Einschätzung mit der Version 15.5 noch einmal übersichtlicher und besser in der Bedienung geworden. Dort findet der Nutzer die wichtigsten Einstellungen und kann mit einem Klick überprüfen, ob die Firewall-Einstellungen richtig sind, sodass alle Zugriffe problemlos funktionieren. Die Einführung von Windows-ähnlichen Kachelelementen ist ebenfalls gelungen.

Auswahl an Clients ermöglicht flexible Anbindung

Änderung gibt es auch auf der Client-Seite der Lösung: Das Nebeneinander der unterschiedlichsten Endgeräte war schon bei den vorherigen Versionen eine Stärke. So können Anwender neben einer großen Auswahl der unterschiedlichsten IP-Telefone auch mit den als Softphone bezeichneten Lösungen direkt von ihren Windows- oder Mac-OS-Systemen aus telefonieren oder die mobilen Clients auf Android- oder iOS-Geräten nutzen. All diesen Endgeräten in Software ist nun gemein, dass sie eine sogenannte Präsenz-Anzeige bieten, die beispielsweise den Kollegen sofort anzeigt, ob der gewünschte Gesprächspartner zur Verfügung steht oder nicht gestört werden will. Gut hat uns bei der integrierten Voice-Mail gefallen, dass der Nutzer sich eine Nachricht auch als E-Mail-Attachment in Form einer WAV-Datei zusenden lassen kann. Das funktioniert auch in der freien Version der Software. Ab der Standardversion von 3CX steht zusätzlich der integrierte Fax-Server zur Verfügung, der es ermöglicht, empfangene Fax-Nachrichten zum Beispiel als PDF-Datei auf das Mobiltelefon weiterzuleiten. Instant-Messing und Chat-Funktionen stehen ebenfalls zur Verfügung. Nun mag das nicht besonders spektakulär sein, schließlich können Lösungen wie Skype ebenfalls solche Features bieten. Allerdings ist Skype keine Telefonanlage in dem Sinne, auch wenn Microsoft diesen Ansatz mit der Integration in Office 365 weiter vorantreibt. Aber 3CX holt mit der aktuellen Version ebenfalls zu dieser Art von Lösungen auf: So steht jetzt auch ein Web-Client als „Endgerät“ zur Verfügung, bei dem keine Installation von Software mehr notwendig ist.

Er wird ebenso wie die Softphone-Programme direkt per Einladungsnachricht aus der Verwaltungskonsole via E-Mail an die Nutzer verteilt. Die Mail besitzt dann einen Anhang mit einer entsprechenden Konfigurationsdatei für den Softphone-Client und einen Link auf den Web-Client. Die Daten für die Anmeldung an den Web-Client findet der Nutzer ebenfalls unverschlüsselt in der Mail. Unserer Meinung nach sollte der Anbieter überlegen, ob er nicht einen sichereren Weg finden kann, als solche Daten im Klartext in der Mail an die Nutzer zu senden. Wer diese Daten besitzt, kann sich schließlich mit diesen Credentials sofort mit der Telefonanlage in der Firma verbinden. Auch das Attachment machte auf einigen Outlook-Installationen (je nach Einstellung) in unserem Test-Netzwerk Probleme, da es zunächst als potenziell gefährlicher Anhang klassifiziert wurde.