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Robotic Process Automation: Unsichtbare Roboter im Auftrag der IT

Schnell, effizient und sicher - so müssen Prozesse im Internet der Dinge laufen. Doch heterogene Systemlandschaften, Fachkräftemangel und die zunehmende Datenflut bremsen die Unternehmen aus. Einen Ausweg aus dem Dilemma weisen Software-Roboter.

UiPath Macro Recorder Bildquelle: © UiPath

Aufzeichnen statt programmieren: Auszug eines Screenshots der UiPath-Benutzeroberfläche

Wo immer es um die Automatisierung von Abläufen im Zeitalter der Digitalisierung geht, stehen derzeit Roboter und Künstliche Intelligenz im Mittelpunk. Bilder futuristischer Androiden aus Metall und Kunststoff prägen das Bild von der Produktion der Zukunft. Selbstfahrende Autos und Drohnen symbolisieren die Mobilität von Morgen. Weniger plakativ, aber mindestens ebenso wirkungsvoll wie in Produktion und Logistik halten Roboter unterdessen in den Büros der Unternehmen Einzug: Robotic Process Automation (RPA) heißt die neue Technologie, die repetitive Büroabläufe wie das Erfassen von Aufträgen oder Kontieren von Rechnungen übernimmt. Dass es davon keine aussagekräftigen Bilder gibt, hat einen simplen Grund: Bei RPA sitzt der Kollege Roboter nicht vor dem Computer, den er bedient, sondern er ist Teil des Systems.

Software-Roboter eignen sich dazu, manuelle Tätigkeiten in Büroabläufen zu ersetzen, die bislang benötigt werden, um Inhalte aus einem IT-System in anderen Systemen weiter zu verarbeiten. Beispielsweise kann ein Software-Roboter Daten aus PDFs, die per E-Mail-Anhang eingehen, in ERP- (Enterprise Resource Planning) und andere Unternehmenssoftware übertragen. Im Vergleich zu einem Menschen langweilt er sich dabei nicht und ist bei der 5.000. Rechnung genauso aufmerksam wie bei der ersten. Das vermeidet fehlerhafte Daten durch Zahlendreher beim Abtippen oder versehentliches Löschen einzelner Zeichen bei Übertragung per Copy & Paste. Für die Prozesse von Unternehmen bedeutet das: Sie laufen schneller, kostengünstiger und liefern bessere Ergebnisse.

Revolution von innen
Auf den ersten Blick erinnert die obige Beschreibung von RPA und Software-Robotern an die klassischen Schnittstellen in der IT. Allerdings gibt es einen entscheidenden Unterschied: Anders als Schnittstellen müssen die Software-Roboter in RPA-Systemen nicht programmiert werden. Sie lassen sich vielmehr wie mit Microsoft Visio oder anderen Flowchart-Tools aus einer breiten Palette von Aktoren und Verknüpfungen per Drag and Drop zusammenstellen. Die Roboter der RPA-Lösungen greifen dabei genauso auf einzelne Felder, Buttons, Fenster und andere Elemente der Benutzerschnittstelle zu wie ein Mensch.

Am einfachsten lässt sich ein zu automatisierender Prozess wie die Übertragung von Daten aus einem PDF-Dokument in ein Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramm am Bildschirm aufzeichnen. Dazu startet der Anwender den Recorder und vollzieht anschließend alle auszuführenden Arbeitsschritte – vom Öffnen des Mailprogramms bis zum Archivieren der Mail. Die einzelnen Elemente des User Interface (UI), die der Anwender während der Aufzeichnung anklickt, ausfüllt oder kopiert, „erkennt“ der Roboter anhand ihrer Bezeichnung innerhalb der jeweiligen Anwendung. Dieser „Pfad“ beruht auf dem eindeutigen Namen, der jedem einzelnen Button, jedem Textfeld oder sonstigen UI-Element zugewiesen ist.

Es gibt jedoch auch Situationen, in denen der direkte Zugriff auf die Darstellungsschicht von Anwendungen nicht möglich ist. Das ist etwa dann der Fall, wenn die Applikation via Citrix XenApp genutzt wird. Da der Citrix-Server nur Screenshots der Anwendung an den Client sendet, benötigen Roboter für diesen Fall eine leistungsstarke Bilderkennung und -verarbeitung mit OCR (Optical Character Recognition). Sie macht es möglich, dass auch in solchen Fällen Prozesse einfach mithilfe der RPA-Lösung aufgezeichnet werden. Alternativ zur Aufzeichnung kann der zu automatisierende Ablauf auch im Design-Modul des RPA-Systems als Workflow definiert werden. Egal ob aufgezeichnet oder neu angelegt: Ist der Prozess einmal abgespeichert, arbeitet der Roboter die Arbeitsschritte selbständig ab.