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CRM & ERP: Stürmische See Unternehmenssoftware

Digitalisierung, Industrie 4.0 und IoT machen auch nicht vor den Themen ERP, CRM und Warenwirtschaft halt. Für all diese Bereiche gibt es entsprechende Unternehmenssoftware. Fünf Anzeichen, an denen man erkennt, dass man in diesen Gewässern mit veralteter Unternehmenssoftware unterwegs ist.

Gemälde stürmische See Schiff Bildquelle: © marcovarro - 123rf

Doppelte Datenhaltung: Mehrere Softwarelösungen beinhalten die gleichen Daten
Man stelle sich folgende Situation vor: Zwei Kapitäne haben auf einem Schiff das gemeinsam Kommando. Wie wäre die Situation zu lösen, damit das Schiff ans Ziel kommt? Nur mit enormen Abstimmungsbedarf. Dieses Bild, übertragen auf Unternehmen, beschreibt den Einsatz mehrere Softwarelösungen – oft auch Excel-Listen – welche identische Daten beinhalten. Der Konflikt besteht im Abstimmungsbedarf zwischen den Programmen und Listen. Datenänderungen in dem einen System müssen auch in dem anderen Programm nachgepflegt werden. Welcher Datenstand aktueller ist, ist oft nicht klar. Neuere Daten werden mit älteren Informa-tionen überschrieben. Mitarbeiter-Ressourcen für diesen Abgleich werden unnötig verschwendet. Gerade wenn getrennte Customer Relationship Management (CRM)- und Enerprise Resource Planning (ERP)-Systeme in Betrieb sind, entstehen Ressourcenverschwendungen. Warum werden separate Systeme eingesetzt? Alte Warenwirtschaftssysteme haben kein CRM-Modul. Für das Kundenbeziehungsmanagement wird ein eigenes Programm angeschafft und schon hat man zwei (Daten-)Kapitäne im eigenen Unternehmen. Klar ist: Doppelte Datenhaltung ist ein klares Zeichen für eine veraltete Unternehmenslösung, eine integrierte CRM- und ERP-Lösung ist notwendig.

Fehlende Schnittstellen: Doppelte Datenerfassung in mehreren Systemen
Auf einem Schiff müssen Prozesse effizient und sicher ablaufen, um Schiff, Passagiere oder Ladung nicht zu gefährden. Gleiches gilt auch im Unternehmen, wenn mehrere Softwaresysteme für einen Geschäftsprozess notwendig sind. Dies ist bei komplexen und aufwändigen Geschäftsprozessen denkbar. Spezial-Software für einzelne Bereiche ist dann die Alternative zu Sonderprogrammierungen in einem Programm. Der Prozessablauf muss aber auch hier effizient und sicher ablaufen. Dies ist nicht gewährleistet, wenn die Programme nicht über Schnittstellen kommunizieren können. Daten müssen in die Systeme mehrfach eingegeben werden. Dies erhöht den Arbeitsaufwand und erzeugt Falscheingaben.

Manuelle Datenübertragung verlangsamt den Geschäftsprozess, erzeugt Fehlinformationen durch Tippfehler oder durch in der Zwischenzeit geänderte Informationen. Solch eine Situation ist ein Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware im Unternehmen. Moderne Lösungen besitzen ausreichend Schnittstellen, durch die eine automatisierte Kommunikation stattfindet. Automatisierung über Schnittstellen erhöht die Prozess- und Datenqualität, die Geschwindigkeit des Geschäftsprozesses und reduziert Arbeitsaufwand im Unternehmen.

Veraltetes Datenbanksystem: Wartung und Lauffähigkeit treiben EDV-Kosten
Aus Nostalgie alte Dinge zu sammeln ist eine schöne Sache, aber in rauen Gewässern mit einem alten Kahn herumschippern ist gefährlich. Man braucht eine spezielle Crew, die das Schiff gut führt und am Laufen hält. Die Unterhaltskosten für einen solchen Nostalgie-Luxus können schnell die Finanzen belasten. Ebenso verhält es sich mit veralteten Datenbanksystemen für Ihre Unternehmenssoftware. Alte Software ist oft nur auf alten Servern lauffähig. Die eingesparten Kosten für ein Update werden schnell für die aufwändige Instandhaltung der Altsysteme ausgegeben. Teure Spezialisten erhöhen das IT-Budget, die für die Wartung notwendig sind. Sicherheitslücken in den alten Programmen gefährden die Datensicherheit. Wenn EDV-Kosten durch hohe Wartungsgebühren hochgetrieben werden, so ist das ein Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware. Auch zeitgemäße Software erzeugt Software-pflegegebühren. Diese liegen aber in aller Regel preislich unter der Wartung für veraltete Software. Regelmäßige Updates oder eine Neuanschaffung spart langfristig Geld.