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IT-Lizenzmanagement: Lizenz-Transparenz

Ein intelligentes und umfassendes IT-Lizenzmanagement bringt für das Unternehmen viele geldwerte Vorteile mit sich. Es verschafft den Verantwortlichen außerdem einen detaillierten Überblick über sämtliche im Unternehmen eingesetzte Software sowie die dazugehörige Hardware.

Michael Martin, Senior Consultant bei Materna im Bereich IT-Management-Consulting. Bildquelle: © Materna

Michael Martin, Senior Consultant bei Materna im Bereich IT-Management-Consulting.

m die Assets künftig wirtschaftlicher und mit mehr Durchblick zu betreiben, muss das Lizenzmanagement in der Lage sein, den gesamten Softwarelebenszyklus zu kontrollieren und zu steuern. Mit dem Blick aufs Ganze – sämtliche eingesetzte Software über ihren kompletten Lebenszyklus – können IT-Organisationen ihre Budgets besser planen und ihre Investitionen in Soft- und Hardware optimieren.

Bevor es soweit ist, sollten für die notwendige Transparenz eine Vielzahl an Kennzahlen hinterfragt werden. Je umfassender und detaillierter die Recherche, um so lohnender und verlässlicher wird die künftige Softwarelizenzmanagement-Lösung greifen.

Wichtige Fragen zur Ermittlung der Kennzahlen: Wie hoch fällt das aktuelle Jahresbudget für die Beschaffung von Software aus? Welche Softwareprodukte sind im Einsatz? Welche davon ziehen hohe Anschaffungs-, Wartungs- und/oder Betriebskosten nach sich? Welche Softwareprodukte sind in hoher Zahl installiert? Welche bestehenden Lizenzen werden nicht genutzt? Auf  welche und wie viele Softwarelieferanten greift das Unternehmen zurück? Welche Inventarisierungsinformationen werden benötigt, wie sind sie auszuwerten und wer soll diese Informationen pflegen und bereit stellen? Welche Laufzeiten haben die einzelnen Lizenzverträge, wer kennt ihre genauen Inhalte? Die genaue Kenntnis der Vertragsinhalte ist auch für die Compliance wichtig.

Nur im Wissen der exakten Lizenz- und Nutzungsbedingungen sowie der eingesetzten Metriken kann abgeleitet werden, welche Compliance-Anforderungen das Unternehmen für welche Softwareprodukte erfüllen muss. Mit diesem Wissen kann das Unternehmen deutlich besser ermessen, welche rechtlichen und finanziellen Konsequenzen ein nicht vertragskonformer Softwareeinsatz nach sich ziehen könnte. Mit einer fundierten Datenbasis sind beste Voraussetzungen für den Aufbau einer zentralen und umfänglich greifenden Lizenzmanagement-Organisation geschaffen. Aufgrund der Komplexität der Gesamtinfrastruktur sollte das Projekt sorgfältig geplant und schrittweise umgesetzt werden. Durch eine Realisierung
ohne Zeitdruck wird vermieden, dass wichtige Lösungsaspekte vergessen werden, somit untergehen. Durch den Einsatz von Automatisierungswerkzeugen sowie Techniken zur Ermittlung und Normalisierung von Installationsinformationen einschließlich ihrer Weiterverarbeitung kann insgesamt die Realisierung des Projekts erheblich beschleunigt werden.

Für die Projektierung der Gesamtinfrastruktur für das Softwarelizenzmanagement sollte die Ist-Situation mit den Arbeitsabläufen, Prozessen, Systemen und Schnittstellen erfasst werden. In diesem Zusammenhang ist zu klären, inwieweit Inventarisierungsinformationen bereits zentral verfügbar sind, ob diese Informationen automatisiert erfasst werden und ob diese Daten in der vorliegenden Form auswertbar und weiterverarbeitbar sind. Was außerdem in dieser Projektphase geklärt werden sollte: Welche Schnittstellen und Werkzeuge, die Informationen zu den auf den Clients installierten Softwareprodukten liefern, werden eingesetzt? Wer bestimmt und genehmigt die Anforderungen zur Softwarebeschaffung? Wer bestellt die Lizenzen, wer dokumentiert die Bestellungen? Wer installiert die Softwareprodukte in welcher Form auf welchen Clients, wer deinstalliert sie und dokumentiert all dies? Es gilt, den gesamten Softwarelebenszyklus auf Konsistenz hin zu überprüfen.

Im Folgeschritt sollte die technische Ist-Situation im Vergleich zur kaufmännischen Soll-Situation gesetzt werden. Zuvor muss aus kaufmännischer Sicht die Gesamtzahl der bereits erworbenen Lizenzen erhoben werden. Aus technischer Sicht sammeln und konsolidieren Discovery-Werkzeuge die Client-Informationen, um sie anschließend mit den kaufmännischen Ist-Daten abzugleichen. Auf diese Weise entsteht im Unternehmen eine erste Lizenzbilanz. Auf Basis dieser realistischen Ist-Situation kann nun, das kaufmännische Soll vor Augen, ein bedarfsgerechtes Lizenzmanagement aufgebaut werden, in dem gezielt neue Softwareprodukte aufgenommen und nicht genutzte Lizenzen ebenso gezielt ausgemustert werden.
Im dritten Projektschritt sollten die Lizenzmanagement-Werkzeuge, die zum Einsatz kommen sollen, fokussiert werden. Basiert die aufzubauende Lizenzmanagement-Organisation auf einer breiten und qualitativ hochwertigen Datenbasis, werden auch die Lizenzmanagement-Tools viel bewirken.

Eine moderne Lizenzmanagement-Organisation eröffnet auch ein konsolidiertes Softwareportfolio und die Ausgestaltung eines bedarfsgerechten Softwarekatalogs. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Verwaltungskosten sinken, weil weniger Softwarepakete erstellt werden müssen und geringere Nachbesserungen für Sicherheits- und Funktions-Updates anfallen. Es können höhere Volumenrabatte ausgehandelt werden, so bei der Beschaffung von Neulizenzen, von Updates und Upgrades. Ein prozessgesteuertes Genehmigungsverfahren, das sich auf den Softwarekatalog bezieht, schließt die Anschaffung nicht notwendiger Lizenzen aus. Hinzu kommen die hohen Einsparungen bei den Wartungskosten.