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Unified-Communications: Mit Akzeptanzmanagement zum Erfolg

Fortsetzung des Artikels von Teil 3.

Kommunikationsplan erstellen

Im letzten Schritt werden ein Kommunikationsplan und die damit verbundene Kalkulation für das Gesamtbudget erstellt. Der Plan gibt vor, wann welche Mitarbeiter, in welchem Umfang und mit welcher Funktion für das Gesamtprojekt eingebunden werden sollen. Abhängig vom Budget kann der Kommunikationsplan auch noch nach dem Roll-out um diverse Maßnahmen ergänzt werden. Hier einige Beispiele:

  • Aufbau einer Informationsplattform (Intranet, Portal, Schwarzes Brett, Wiki),
  • Briefing und Sensibilisierung der Führungsmannschaft,
  • Einbindung von Multiplikatoren, insbesondere bei großen Unternehmen,
  • Abgleich der Anforderungen zusammen mit dem Schlüsselpersonal, vor allem während des Proof-of-Concept,
  • Informationsveranstaltungen,
  • Rechtzeitige Schulung des Support-Teams,
  • Schulung der Mitarbeiter nach User-Gruppen und/oder -funktionen,
  • Bereitstellung von Hilfen und Dokumentationen,
  • Einsammeln von Feedback- und Erfahrungsberichten zur ständigen Verbesserung.

Nach der Umstellung der Unternehmenskommunikation auf neue Tools und Systeme steht das Unternehmen auch bei frühzeitiger Planung vor großen Herausforderungen: Konnte ich alle Anforderungen meiner User berücksichtigen? Welche Folgen haben die Veränderungen auf meine Unternehmenskultur und wie muss ich damit umgehen? An dieser Stelle entscheidet sich, wie erfolgreich das Akzeptanzmanagement im Voraus war. Allerdings ist diese Phase im Anschluss an die Implementierung der langwierigste Teil: Neue Routine und im Unternehmen allgemein akzeptierte Regeln werden sich in der alltäglichen Kommunikation herauskristallisieren und allmählich durchsetzen.

Durch das Beobachten dieser Prozesse können die richtigen Strategien für erfolgreiche Kommunikation im Unternehmen abgeleitet werden. Einmal geschehen, müssen diese regelmäßig aktualisiert werden, da sich die Kommunikation mit den neuen Medien in den nächsten Jahren stetig weiterentwickeln wird. Die technischen Lösungen für erfolgreiche Kommunikation und eine umfassende Akzeptanz bei allen Usern tragen dabei wesentlich zur Wertschöpfung eines Unternehmens bei. Wer seinen Mitarbeitern von Anfang an die Chance gibt, die neuen Tools zu verstehen und sie in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren, wird eine Produktivitätssteigerung in allen Bereichen erleben.