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Fünf Tipps für IT-Administratoren: Implementierung von Unified-Communications

Die Vorteile von Unified-Communications (UC) sind mittlerweile unbestritten. Doch der Weg zur Implementierung gestaltet sich schwierig. Gerade auf IT-Administratoren wartet eine große Herausforderung, wollen sie die Akzeptanz des Managements erlangen und die Belegschaft an die neue Lösung heranführen. Logitech liefert fünf Tipps für eine erfolgreiche Überzeugungsarbeit.

Roland Lunck von Logitech for Business Bildquelle: © Logitech International

Roland Lunck von Logitech for Business

1) UC als strategische Investition: Die Führungsebene sollte UC als eine strategische und damit langfristige Investition erkennen. Dies gelingt nur, wenn IT-Verantwortliche das Management von diesem zusätzlichen Mehrwert überzeugen können. Schöpft eine Firma das ganze Potential von UC aus, profitiert sie von einer Reihe von Vorteilen – und zwar nicht nur für den Einzelnen und sein Team, sondern auch für das ganze Unternehmen. Bei einem gut durchdachten UC-Projekt lassen sich beispielsweise CRM- und ERP-Lösungen integrieren.

2) Kostensenkungen sind zweitrangig: IT-Manager sollten zusätzlich verdeutlichen, dass sich UC nicht ausschließlich durch Kosteneinsparungen amortisiert. Das Augenmerk des Managements sollten IT-Verantwortliche vielmehr auf andere Aspekte lenken – etwa auf die erhöhte Produktivität der Mitarbeiter. Laut einer Umfrage von Frost & Sullivan helfen Videokonferenzen Mitarbeitern beispielsweise dabei, schneller Entscheidungen zu treffen. Dies liegt unter anderem daran, dass die Zusammenarbeit zwischen Teams an unterschiedlichen Standorten besser funktioniert. Davon sind zumindest 75 Prozent der Befragten UC-Nutzer überzeugt. Zudem wird die Belegschaft auch mobiler. Insgesamt lässt sich so die gesamte Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigern.

3) UC als SaaS-Modell: Unternehmen, denen der Eigenbetrieb von Unified Communications dennoch zu teuer und aufwändig ist, können IT Manager externe Anbieter für UC-Services als Alternative vorschlagen. Mit einem SaaS-Modell erübrigt sich die Investition in eine neue Kommunikationsinfrastruktur. UC ist dann mehr eine Dienstleistung und weniger ein Produkt, so dass der ROI allein als Kennzahl nicht das große Ganze widerspiegelt. In diesem Fall ist die TCO (Total Cost of Ownership) der geeignetere Richtwert. Denn alle Kommunikationsfunktionen von Unified-Communications können nach Bedarf und ohne feste Laufzeit abgerechnet werden.

4) Mit Einfachheit überzeugen: Ist das Management von der UC-Lösung überzeugt, gilt es eine weitere Hürde zu überwinden: den Endanwender für Unified-Communications zu begeistern. Dies gelingt IT-Verantwortlichen, wenn Nutzer mit bestimmten Anwendungen bereits vertraut sind. Können sie Call- und Videofunktionen bei UC-Lösungen ähnlich bedienen, wie sie das beispielsweise vom herkömmlichen Telefon gewohnt sind, lassen sie sich leichter von den Vorteilen überzeugen. Eine nahtlose Integration von UC in den Arbeitsalltag der Nutzer ist also unabdingbar. Voraussetzung dafür sind beispielsweise eine intuitive Benutzeroberfläche oder auch leicht zu bedienende Peripheriegeräte.

5) Endanwender ist nicht gleich Endanwender: IT Manager müssen ihre Zielgruppe im Unternehmen ganz genau kennen. Denn wie jede neue Technologie wird auch der Mehrwert von UC von einigen Anwendern schnell anerkannt, von anderen aber zunächst abgelehnt. Dies liegt teils auch daran, dass die Anforderungen seitens der Nutzer je nach Position variieren. Eine UC-Lösung sollte deshalb nicht nach dem One-size-fits-all-Modell eingeführt werden, sondern IT-Verantwortliche müssen sie auf die verschiedenen Mitarbeitergruppen anpassen. Sie sollten Anwendern die Personalisierung der einzelnen UC-Lösungen ermöglichen. Dies erhöht die Chancen, dass Nutzer die Neuerungen annehmen unwahrscheinlich. Denn während einige Anwender ihre Prioritäten etwa auf eine sehr gute Gesprächsqualität legen, räumen andere einer langen Gesprächsdauer mehr Wichtigkeit ein.                                                                                                     

„Unified-Communications birgt für Unternehmen eine ganze Reihe neuer Möglichkeiten. Die Vorteile sind für das Management und den Endanwendern jedoch nicht unbedingt sofort ersichtlich. Es ist wichtig das Bewusstsein zu schaffen, dass es sich bei UC nicht um eine simple Erweiterung herkömmlicher Telefonie handelt. IT-Verantwortliche stehen vor der Herausforderung, den großen Nutzen von Unified Communications an die Führungsebene und an die Endanwender näher zu bringen, um Akzeptanz zu schaffen“ so Roland Lunck von Logitech for Business.